Als managementondersteuner (managementassistent) van team Handel ondersteun en ontzorg je het managementteam (MT) door het verrichten van coördinerende en secretariële werkzaamheden.
Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer, plant vergaderingen, bijeenkomsten en persoonlijke afspraken met in- en externe contacten, handelt e-mailberichten af en je bent een vraagbaak op alle fronten voor alle medewerkers van het team. Tevens assisteer je de teamvoorzitter met het verzamelen en maken van managementinformatie. Je bent de ogen en oren van de teamvoorzitter zodat zij kan inspelen op de behoefte van het team.
Je stelt prioriteiten door verzoeken om een afspraak in te schatten op de urgentie, de gevoeligheid en het belang daarvan. Het gaat erom dat jij de schaarse tijd van de leidinggevenden zo efficiënt mogelijk organiseert en hen voor de voorbereiding van deze afspraken attendeert op de te ondernemen acties. Het betreffen qua inhoud en belang verschillende onderwerpen over managementinformatie en de medewerkers van het team. Sommige onderwerpen hebben een vertrouwelijk karakter. De wijze waarop je in contact treedt met collega’s en externe relaties is belangrijk voor het imago van het team en daarmee de rechtbank Den Haag.
Voor de vergaderingen verzamel je de stukken, stel je de agenda op en zorg je ervoor dat de leden van de vergadering de stukken ontvangen. Je notuleert vergaderingen en je stelt actie- en besluitenlijsten op. Je bewaakt de voortgang van de uitvoering van de acties. Als je merkt dat de voortgang stagneert, neem je initiatief om anderen daarop te attenderen of kom je met voorstellen voor een oplossing.
Hiërarchisch gezien rapporteer je aan de teamvoorzitter en heb je een directe functionele relatie met de MT-leden. Je werkt nauw samen met je collega managementondersteuner bij team Handel.
Rechtbank Den Haag en team Handel
De rechtbank Den Haag beslecht geschillen, berecht strafbare feiten en houdt toezicht op kwetsbare organisaties en personen. Er werken 220 rechters bij de rechtbank. Zij worden bijgestaan door ruim 700 medewerkers die of administratief, juridisch of op het gebied van bedrijfsvoering ondersteuning bieden bij het rechtspreken.
Team Handel bestaat uit de secties bodem, intellectuele eigendom, kort geding en administratie. Het team heeft ruim 100 medewerkers.