Ben jij de onmisbare schakel in een nieuwe directie in een dynamische omgeving? Houd jij van gestructureerd ontzorgen van managers, werk je daarbij goed in een team en heb je een goed ontwikkelde sociale antenne? Dan is deze functie als managementassistent bij de directie Realsiatie Woningbouw mogelijk wat voor jou!

Een goed functionerend secretariaat is essentieel in de directie Realisatie Woningbouw. Als managementassistent ondersteun je primair de leden van het managementteam met organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden. Jij bent in het bijzonder verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee DT-leden binnen de directie. Je werkt nauw samen met je collega's op het secretariaat, waarbij je de werkzaamheden zelfstandig verzorgt, maar als team bepaalt wat er dagelijks moet gebeuren. Je bent een echte teamspeler. Je hebt daarbij een goede sociale antenne om managers te voeden met wat er speelt in de organisatie.

Je voert alle voorkomende secretariële werkzaamheden uit. Denk hierbij aan het bijhouden van agenda’s, waarbij je rekening houdt met eventuele voorbereiding, reistijd, voorbereiding van vergaderingen in I-babs. Je weet prioriteiten te herkennen in de agenda's en kunt beoordelen welke interne of externe verzoeken met voorrang moeten worden behandeld. Omdat je daarmee een essentiële schakel in het functioneren van de directie bent, heb je gevoel bij wat er inhoudelijk speelt via bijvoorbeeld afdelingsoverleggen en de wekelijkse briefing. Maar je bent ook verantwoordelijk voor het voorbereiden, organiseren en plannen van diverse in- en externe vergaderingen. Ook hier verzorg je de benodigde stukken, maar ook het reserveren van vergaderzalen en het aanmelden en begeleiden van bezoekers. Daarnaast verwerk je de inkomende (digitale) post, telefoontjes, archief, etc. Je zorgt dat de boel draait en handelt als er organisatorische knelpunten zijn. Je bent voor de gehele directie een belangrijke bron van informatie en ondersteuning.

De ideale kandidaat:

• Is een betrokken managementassistent met een proactieve houding. Een teamplayer, kei in het plannen en organiseren, helder in de communicatie.
• Is collegiaal en op de hoogte van waar je collega's van het secretariaat zich mee bezighouden, zodat je kunt inspringen als zij het te druk hebben, afwezig zijn en de bereikbaarheid van het secretariaat onderling afstemt.
• De directie heeft veel contact met mensen van andere overheden, marktpartijen en anderen zoals corporaties. Een diplomatieke en representatieve houding van het secretariaat is daarom een must.

Al met al zoeken we dus iemand met de volgende competenties:

• Je vindt het leuk om managers te ondersteunen en verder te helpen.
• Je bent een teamplayer.
• Je beheerst de standaard kantoorapplicaties en kan snel overweg met de systemen die gehanteerd worden voor de bedrijfsvoering.
• Je bent flexibel en in staat om ad hoc werkzaamheden snel op te pakken.
• Je bent stressbestendig, houdt controle over je werkzaamheden en kunt deze goed plannen en organiseren.

Al jij jezelf herkent i nd i t profiel en klaar bent om b i jte dragen aan het succes van een directie met grote ambities dan kijken wij ernaar u i t om jouw enthousiasme en expertise in ons team te verwelkomen.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Wij vinden diversiteit belangrijk. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en de creativiteit waardoor we beter aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jou.

Je komt te werken in een team met twee collega’s. Er is een aantal vaste afspraken op het secretariaat. Tussen 9:00 en 17:00 is er altijd iemand van het secretariaat op kantoor aanwezig, bij voorkeur met z’n tweeën. Tot half 6 is iemand bereikbaar in geval van spoed. Hoe dit wordt ingevuld, doe je in goed overleg met je collega’s.

De eerste ronde gesprekken zijn op maandag en dinsdag 11 en 12 mei, de tweede ronde gesprekken op 19 mei. Afsluitend is er een klikgepsrek met de directeur en arbeidsvoorwaarden in de laatste week van mei.

De keuze voor een nieuwe baan kan in deze tijd best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in.

Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.