Bouw mee aan een organisatie in ontwikkeling

Ben jij een organisatorisch talent met een hands-on mentaliteit en uitstekende sociale vaardigheden? Omgevingsdienst NL zoekt een ervaren en proactieve managementassistent(e) die onze managers ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden!

Wat ga je doen?

Als managementassistent(e) ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt het managementteam zodat zij hun taken efficiënt kunnen uitvoeren. Je beheert agenda’s, plant afspraken in, en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Na afloop zorg je ervoor dat de vergaderruimtes weer klaar zijn voor een volgend gebruik.
Daarnaast regel je administratieve zaken en beantwoord je telefoontjes en e-mails. Je stelt managementrapportages op, houdt de voortgang van besluitvormingsprocessen bij, en zorgt dat informatie goed toegankelijk en georganiseerd is. Ook beheer je digitale bestanden en systemen, en lever je, waar nodig, gegevens en overzichten aan.
Ook zorg je ervoor dat onze bezoekers die langskomen voor trainingen (van de academie) of vergaderingen een welkom en gastvrij gevoel aan hun bezoek overhouden. Je ontvangst ze, wijst ze de weg en staat klaar om hen te helpen met vragen die ze hebben. Tot slot zorg je voor de (bevoorrading van) de koffieapparaten en kantoorspullen.

Je werkt graag in teamverband, hebt een luisterend oor en voelt aan wat de managers nodig hebben. In hectische situaties behoud je het overzicht en stel je moeiteloos prioriteiten. Ook kun je zelfstandig werken, begrijp je wat er van je verwacht wordt en organiseer je jouw taken zorgvuldig. Met jouw oog voor detail en discipline houd je het hoofd koel, zelfs bij drukte. Daarnaast denk je probleemoplossend mee en reageer je snel op onverwachte situaties. Tot slot ben je stressbestendig en kun je effectief multitasken, en ga je integer om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo-+ werk- en denkniveau, met een relevante opleiding in een secretariële richting;
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, bij voorkeur binnen een overheidsinstelling;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van Microsoft Outlook, Word, Excel en Teams;
• Eem proactieve houding, flexibiliteit en een talent voor organiseren, plannen en prioriteren.