Jouw meerwaarde als Managementassistent
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen de Beveiligingsdienst. Jij ondersteunt het Management Team bestaande uit het Diensthoofd, het hoofd Bedrijfsbureau en het hoofd Operatie en zorgt ervoor dat alles soepel en gestructureerd verloopt.
Met jouw organisatorische talent beheer je agenda’s, plan en organiseer je overleggen en draag je bij aan (team)activiteiten. Daarnaast ondersteun je het projectmanagement van de Beveiligingsdienst: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
Je verzorgt de correspondentie, bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor, maakt verslagen en bewaakt actielijsten. Ook ontvang je bezoekers, sta je hen professioneel te woord en verwerk je de inkomende en uitgaande post.
Als eerste aanspreekpunt voor medewerkers van de Beveiligingsdienst ben je toegankelijk, servicegericht en altijd bereid mee te denken. Dankzij jou weten collega’s precies waar ze terechtkunnen en blijft de organisatie in beweging.
Belangrijkste taken
Je:
- ondersteunt bij personele aangelegenheden (jubilea, nieuwe collega in dienst), biedt projectondersteuning door planningen te maken en de voortgang te bewaken wat betreft de actie- en reactietermijnen;
- beheert de budgetadministratie (ligt het accent op momenteel) en binnen de dienst de in gebruik zijnde systemen;
- houdt de voorraad van kantoorartikelen en overige specifieke kledingaccessoires bij en plaatst tijdig bestelorders;
- onderhoudt en plaatst berichten met betrekking tot de Beveiligingsdienst op het intranet van de Tweede Kamer;
- notuleert bij diverse vergaderingen (o.a MT);
- beheert de inbox van het secretariaat;
- houdt de AVG gegevens bij;
- houdt zich bezig met contract beheer.