Wil je werken op het hoogste niveau in Den Haag? Als managementassistent van de Rijksadviseurs speel je een belangrijke rol binnen het College van Rijksbouwmeester en Rijksadviseurs (CRa) en het Atelier. Samen met je collega zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en professioneel verloopt. Meer weten over wat je gaat doen? Lees dan snel verder!
In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje van de afdeling. Je werkt in een dynamisch team van ruim veertig collega’s en ondersteunt de Rijksadviseurs. Je beheert agenda’s, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt dat informatie- en documentenstromen goed georganiseerd zijn.
Je schakelt moeiteloos mee in een omgeving met politiek-bestuurlijke gevoeligheden. Stressbestendigheid, discretie en proactief meedenken zijn daarbij onmisbaar.
Wat je doet:
Als managementassistent zorg je dat het secretariaat efficiënt draait. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en verbindt. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex agendabeheer voor de Rijksadviseurs
- Prioriteren, beoordelen en coördineren van e-mail, post en documenten
- Verzorgen van correspondentie, bestellingen en verzendingen
- Organiseren van afspraken, besprekingen en externe bijeenkomsten
- Boeken van vergaderruimtes en regelen van catering
- Voorbereiden en vastleggen van kernteamoverleg olv hoofd Atelier
- Administratieve HR-taken, zoals ICT aanvragen
- Ondersteunen communicatie adviseurs
- Schakelen tussen interne en externe partners in een politiek-bestuurlijke context
Daarnaast ben je achtervang voor de managementondersteuner van de Rijksbouwmeester en het hoofd van het Atelier, wat vraagt om sterke samenwerking en duidelijke communicatie.
Wie jij bent
In een creatieve en dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is, weet jij je moeiteloos staande te houden. Schakelen tussen verschillende onderwerpen gaat je makkelijk af, terwijl je nauwkeurig werkt en actief meedenkt. Proactief en zelfstandig neem je verantwoordelijkheid, met een integere houding en zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie. Politieke en maatschappelijke gevoeligheden herken je direct, en je handelt daar discreet naar.
Met humor en collegialiteit draag je bij aan een fijne werksfeer en zoek je graag de samenwerking op. Je reflecteert op je eigen handelen, blijft jezelf ontwikkelen en beweegt soepel mee met de organisatie. In contact met anderen toon je klantvriendelijkheid en gevoel voor verhoudingen, waarbij je steeds de juiste balans weet te vinden tussen dienstverlenend en assertief. Daarmee ben je een positieve en betrouwbare kracht binnen het team.