Soepele communicatie, strakke afstemming en betrouwbare administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning: dankzij jouw overzicht en regie kan het directieteam optimaal functioneren. Als managementassistent bij het Stafbureau van Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB) ben jij het hart van de directie waar op dat moment ondersteuning nodig is. Herken jij jezelf hierin? Dan horen wij graag van jou!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Je werkt in een dynamische en soms veeleisende werkomgeving en vormt een sterk duo met een collega managementassistent. Vanuit het secretariaat van de betreffende directie ben je het vaste aanspreekpunt voor een directeur, afdelingshoofd of teamleider. Samen ontzorg je het management en bewaak je de voortgang van afspraken en acties. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en organiseert wat geregeld moet worden, liefst vóórdat iemand erom vraagt. Met jouw inzet creëer je rust, structuur en voorspelbaarheid in de dag van het management.

Jouw werkzaamheden

• Agenda- en prioriteitenbeheer. Complex agendabeheer voor directieleden, bewaken van deadlines en tijdig signaleren van knelpunten.
• Actie- en informatiestroombeheer. Acties opvolgen en initiëren, nota’s, brieven en (overleg)dossiers zorgvuldig verwerken in de systemen.
• Aanspreekpunt en gastvrijheid. Vast aanspreekpunt voor leidinggevenden en teams - ontvangen van bezoekers en afhandelen van dagelijkse praktische zaken.
• Continu verbeteren. Bijdragen aan het verbeteren van administratieve en ondersteunende processen binnen FIB, samen met collega-managementassistenten.
• Flexibele inzet. Ondersteunen van verschillende directies vanuit het Stafbureau; samenwerken en wederzijds vervangen met collega-managementassistenten.
• Organiseren en regelen. Voorbereiden en organiseren van overleggen, bijeenkomsten, locaties, catering en teamactiviteiten.
• Eerste contactpersoon voor jou directie voor het aanvragen van autorisaties en ICT-Hulpmiddelen.

Jouw team
Je behoort tot het Stafbureau van de pSG (Plaatsvervangend Secretaris Generaal)-organisatie (onder Financiën en Integrale Bedrijfsvoering – FIB). Vanuit het Stafbureau ondersteunen we verschillende directies binnen FIB. Je werkt vanuit Den Haag werkt en nauw samen met andere managementassistenten zowel binnen je eigen cluster als met collega’s elders (bijvoorbeeld het secretariaat van de pSG).

Inwerken en samenwerken
Je wordt ingewerkt door een ervaren collega met wie je intensief optrekt. We staan open voor jouw frisse ideeën en werkwijzen. Zodra je ingewerkt bent, kun je zelfstandig en in teamverband aan de slag.

Meer weten?
Wil je eerst nog sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Roel Pietersen, coördinator Directiesecretariaten FIB, via 06 27 27 64 97.

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur richting managementassistent of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante ervaring in de ondersteuning van een directeur of afdelingshoofd in een complexe (overheids)omgeving.
• Je bent vaardig met kantoorautomatisering (Windows, Outlook, Word, Excel).
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, in woord en geschrift.

Aan competenties neem je mee:

• Plannen en organiseren. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving, stelt prioriteiten, bewaakt deadlines en zorgt dat afspraken en acties tijdig worden voorbereid en afgehandeld.
• Samenwerken. Je stemt effectief af met leidinggevenden, collega-managementassistenten en andere stakeholders, zoekt actief de verbinding en draagt bij aan een professionele en positieve samenwerking.
• Voortgangscontrole. Je bewaakt acties, afspraken en dossiers, signaleert knelpunten vroegtijdig en onderneemt zelfstandig vervolgacties om de voortgang te borgen.
• Klantgerichtheid. Je anticipeert op de behoeften van het management, ontzorgt proactief en ondersteunt op een manier die rust, structuur en duidelijkheid creëert.
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden en weet complexe informatie helder en correct over te brengen. Daarbij stem je je communicatie af op de doelgroep en de situatie, zodat je effectief en professioneel overkomt.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de duur van 12 maanden.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.