Voor de directie Programma Omgeving Luchthaven Schiphol (POLS) zijn wij op zoek naar een organisatorisch sterke managementondersteuner die energie haalt uit het ontzorgen van de directeur én het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Word jij de onmisbare schakel voor onze directie? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je functie
Als managementondersteuner ben jij het eerste aanspreekpunt en de steunpilaar van de directeur. Jij zorgt ervoor dat de agenda klopt, afspraken goed zijn voorbereid en de dag vlekkeloos verloopt. Je werkt nauw samen met je collega-ondersteuner binnen het secretariaat van POLS en ondersteunt, waar nodig, ook de managers en andere collega’s.

Je taken bestaan uit:

• beheren van complexe agenda’s en mailboxen
• organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• afhandelen van telefoon, e-mail en post
• coördineren van de documentenstroom, zoals WOO-verzoeken
• voorbereiden en verzamelen van vergaderstukken en dossiers
• regelen van ICT-middelen en accounts voor nieuwe medewerkers
• verwerken van ziek- en betermeldingen
• up-to-date houden van interne overzichten en documenten (zoals het inwerkprogramma of burgerbrieven)
• bijdragen aan directieplannen en verantwoordingsdocumenten

Dit is waar jij voldoening uithaalt
Je haalt voldoening uit het ontzorgen van anderen en het organiseren van zaken tot in de puntjes. Dankzij jouw inzet kan het managementteam zich volledig richten op hun kerntaken. En daarmee draag jij direct bij aan de belangrijke opgaven van de directie POLS in de omgeving van luchthaven Schiphol.

Meer weten?
Wil je eerst nog sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Jelle van Oosterom, MT-lid, via 06-11617722.

• Je hebt enkele jaren aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen de (rijks)overheid.

Wat wij aan jouw waarderen
Je bent proactief en denkt altijd een stap vooruit. Ook in een dynamische omgeving weet jij het overzicht te behouden. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en stelt daarbij de juiste prioriteiten. Dankzij jouw flexibiliteit ben je snel inzetbaar waar nodig. Met jouw nauwkeurige manier van werken zowel in woord als geschrift kunnen we rekenen op heldere communicatie en zorgvuldige uitvoering. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook achter de schermen.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De gesprekken vinden plaats op 3 en 6 oktober.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.