Als managementassistent van de afdeling Veiligheid en Handhaving ben jij de onmisbare schakel in het het soepel laten draaien van onze afdeling. Vanuit onze afdeling werken we op verschillende manieren aan een veilig en leefbaar Haarlem en Zandvoort. Aan jou de taak om met jouw enthousiaste hands-on mentaliteit te zorgen voor een goede organisatie van onze taken.
Jouw takenpakket:
- Je ondersteunt samen met drie collega's de afdeling Veiligheid en Handhaving. Je verzorgt de digitale agenda van de teammanagers, waaronder het maken van (complexe) afspraken en het bijvoegen van relevante notities. Dit kan zijn op het gebied van personeelsbeleid, de bilaterale overleggen met collega's of externen.
- Je bereidt overleggen voor en legt de bijzonderheden en de afspraken die tijdens deze overleggen gemaakt worden vast. Het gaat hierbij om een diversiteit aan in- en externe overleggen, waaronder bijvoorbeeld de voorbereiding van evenementen, integrale kernteams jeugd en overleggen van handhaving.
- Je voert inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit, bewaakt de voortgang van acties en processen en stelt zelfstandig mails en brieven op.
- Je beheert de afdelingsmailbox en handelt waar nodig vragen zelfstandig af en bent verantwoordelijk voor de registratie van de post die binnenkomt via de afdelingsmailbox en via Verseon.
- Je ondersteunt in het proces van klachtafhandeling op de afdeling. Daarbij ondersteun je de medewerkers in het bewaken van deadlines en formuleren van reacties.
- Samen met een collega verzorg je de facturering van de afdeling, maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem GFS en handel je contracten af.
- Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein samen met de andere ondersteuners van de afdeling V&H, en vervangt college-ondersteuners bij afwezigheid.