Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) Noord-Oost Nederland, locatie Zwolle, is op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van het duale managementteam.
Een ambulante NIFP-dienst wordt aangestuurd door een duaal managementteam, te weten een manager bedrijfsvoering & algemene zaken en een manager zorg & rapportage. De
managementassistent werkt voor beide managers en ondersteunt dit managementteam met het uitvoeren van de volgende werkzaamheden:
- Agendabeheer: het beheren van de agenda van beide managers en het bewaken dat afspraken worden nagekomen.
- Correspondentie: het verzorgen van inkomende- en uitgaande post en correspondentie op belang en urgentie.
- Vergaderingen /bijeenkomsten: het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en/of bijeenkomsten, het verzorgen van stukken ten behoeve van de leidinggevenden voor vergaderingen, het ontvangen en begeleiden van bezoekers, ondersteuning bij vergaderingen/bijeenkomsten en zorgdragen voor de verslaglegging.
- Administratieve ondersteuning managementteam: het aanleggen van en/of onderhouden van een archief voor de managers, het ondersteunen van de managers bij planning en/of de administratieve afdoening van personeelsaangelegenheden en andere bedrijfsmatige zaken, zoals het verlenen van ondersteuning in het inkoopproces.
- Aandachtsfunctionaris (organisatie en beheer) refereeravonden (3-4x per jaar), intervisiegroepen en teamdagen.
- Beheerder jaaragenda van de ambulante dienst.
De managementassistent is binnen de ambulante dienst onder de manager Bedrijfsvoering & algemene zaken gepositioneerd. Zijn/haar werkdagen worden verdeeld over ten minste 4 dagen.