Over het team
Facilitaire Zaken van het Paleis van Justitie (FZP) bestaat uit ruim 100 medewerkers. Naast de collega’s van de stafafdeling en het managementteam (MT) werken er collega’s in de teams Archief, Centrale Informatiebalie, Huisvesting & Logistiek en Zittingservice & Beveiliging.
Facilitaire Zaken maakt deel uit van de rechtbank Oost-Brabant en daarmee van de Rechtspraak. De rechtbank is aangewezen als ‘beherend gerecht’ van het Paleis waar 13 organisaties gehuisvest zijn. Met je collega’s van FZP lever je diensten aan die 13 ‘inwonende organisaties’, waaronder de rechtbank, het gerechtshof, het Openbaar Ministerie, Raad van de Kinderbescherming en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
Wat ga je doen?
Jij ondersteunt het managementteam van Facilitaire Zaken (5 collega’s) op secretarieel gebied en je bent voor het hele team de schakel in de facilitaire ondersteuning. Je bent betrokken bij en scherp op wat er intern en extern gebeurt. In de functie van managementassistent werk je nauw samen met de adviseur bedrijfsvoering en de medewerker bedrijfsvoering. Je overlegt veel met deze collega’s en ondersteunt hen met regelmaat op administratief vlak. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor verschillende secretariële werkzaamheden, zoals:
- agendabeheer (voornamelijk voor het managementteam);
- plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten (zoals het versturen van uitnodigingen, organiseren van faciliteiten, ontvangen van bezoekers);
- administratieve en ondersteunende werkzaamheden, zoals:
- personele aangelegenheden (ziek- en betermeldingen, personele mutaties, opleidingen);
- facilitaire voorzieningen (werkplek, ICT, kantoorartikelen, diverse bestellingen);
- financiële zaken (declaraties, kasbeheer en factuurcontrole);
- verzorgen en verzenden van vergaderstukken en notuleren tijdens wekelijkse en maandelijkse overleggen.