De managementondersteuner binnen de directie DBOA is belast met het verrichten van secretariële ondersteuning en dienstverlening voor bijvoorbeeld de minister bij afwezigheid van de secretaresse. Daarnaast is de managementondersteuner flexibel inzetbaar en verricht specifiek toebedeelde taken en kan directie breed ingezet worden voor secretariële/administratieve ondersteuning. Vanwege de vervanging dien je op woensdag, donderdag en vrijdag inzetbaar te zijn.
Binnen het team werk je intensief samen met bestuursadviseurs, de adjudant, communicatieadviseurs, chauffeurs en de kamerbewaarder. Ieder draagt vanuit zijn of haar eigen verantwoordelijkheid bij aan één gezamenlijk doel: het optimaal ondersteunen van de minister, staatssecretaris, secretaris-generaal en plaatsvervangend secretaris-generaal. Samen zorg je voor een professioneel, soepel en effectief functionerend team.
De managementondersteuner voert de werkzaamheden uit binnen de afdeling B&O. Deze afdeling bestaat uit managementondersteuners, chauffeurs, kamerbewaarders, (senior) adviseurs protocol en evenementen, een adviseur bedrijfsvoering en een facilitair medewerker.
Werkzaamheden:
1. Ondersteunt secretarieel, organisatorisch en administratief door:
- het secretarieel (administratief) rekening houdend met gestelde prioriteiten en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een politiek en ambtelijk zeer gevoelige en complexe dynamische context;
- Functionaris werkt nauw samen met de coördinerend adviseur met betrekking tot procedures, werkwijze en processen rondom een bewindspersoon;
- het administratieve proces van uitnodigingen gericht aan de minister in samenwerking met de adviseurs;
- het ondersteunen van de adjudanten op het gebied van financiële afhandeling, aanvragen visa voor buitenlandse dienstreizen;
- her archiveren van verslagen van de (Rijks)Ministerraad.
- het coördineren van de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- het coördineren van complexe informatiestromen;
- het fungeren als ‘buffer’ in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving;
- het maken van inschattingen van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- het administratief, logistiek en organisatorisch ondersteunen;
- het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- het aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
- het zorgdragen voor de samenstelling van (management)overzichten.