Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe management assistent opleidingen voor de Directeur Projecten bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.

1.    Ondersteunt de directie Projecten van alle opleidingen en trainingen door:
-    het, in overleg met Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO, inplannen van alle personeel voor de beschikbare opleidingen en het in voorkomend geval herplannen of herindelen van personeel op basis van een prioriteitenlijst;
-    het uitnodigen van het betreffende personeel voor de verschillende opleidingen;
-    het fungeren als aanspreekpunt voor de point-of-contacts van alle klassen voor het tijdig verkrijgen van het vereiste opleidingsmateriaal;
-    het aanvragen van aanvullende facilitaire diensten bij Komfort voor specifieke trainingen;
-    het fysieke beheer van de voorraad van opleidingsmateriaal en het zorgen dat de voorraad op peil blijft;
-    het aanvragen van en voorzien in kantoorbenodigdheden;
-    het informeren over en aandragen van voorstellen ter oplossing van knelpunten aan Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO op het gebied van organisatie van opleidingen en trainingen;
-    het aanmelden van (externe) bezoekers voor toegang tot de KHK.

2.    Is verantwoordelijk voor de registratie en bewaking van de voortgang door:
-    het, bij binnenkomst, spiegelen van nieuw personeel aan de eisen die worden gesteld in de zogeheten ‘blueprint O&T’;
-    het inplannen van personeel voor een opleiding of het registeren op de reserveringslijsten;
-    het registreren van de opleidingsresultaten in de interne database en (waar mogelijk) in PeopleSoft;
-    het registreren van de exacte deelname per opleiding en eventuele afmeldingen of andere bijzonderheden, nodig voor het opmaken van de facturen per afgesproken tijdseenheid.

3.    Functionaris verleent management- en secretariële ondersteuning door:
-    Het uitvoeren van verschillende management assistant taken.

Opleiding (+evt. BC-codes):
Vaktechnisch algemeen:    MBO-opleiding aantoonbare gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring;
Specialistisch (vereist): Microsoft Office-suite.
Specialistisch (gewenst): SharePoint 2019

Ervaring:

Vereist:
Ruime ervaring in de (administratieve) ondersteuning van een team.
Ervaring in het gebruik van de Office-suite, specifiek word, excel en powerpoint.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

- Een veiligheidsonderzoek maakt  deel uit van de selectieprocedure;
- De eerste gesprekken zullen gevoerd worden op donderdag 8 januari.
 
#LI-FV1 #LI-Hybrid