Werkzaamheden
Verlenen van management- en secretariële ondersteuning 
- het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de COM/DCOM (en COS) en daarbij het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken; 
- (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer, rekening houdend met gestelde prioriteiten;
- (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- coördineert complexe informatiestromen;
- fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
- het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- het ontvangst en te woord staan bezoekers;
- het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
- het samenstellen van (management)overzichten.

Speelruimte
- functionaris legt verantwoording af over de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden;
- interne secretarieel-administratieve procedures en richtlijnen dienen als basis voor de uitvoering van de werkzaamheden;
- de functionaris beslist over de indeling, aanpak en uitvoering van de werkzaamheden.

Kwalificaties
Werk / denkniveau
- MBO werk- en denkniveau;
- Secretariële opleiding (Schoevers)

Ervaring:
- Enige relevante werkervaring.

Functiegerichte opleidingen:
- Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint;
- Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
- Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures, inclusief omgang met gerubriceerde informatie;
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
- Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
- Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
- Communicatief vaardig met daarbij een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties / gedragskenmerken:
- Multitasken
- Klantgerichtheid
- Plannen en organiseren
- Samenwerken
- Integriteit
- Leervermogen
- Communiceren
- Flexibel
- Initiatief
- Integer
- Proactief
- Zelfstandig
- Plannen & Organiseren
- Analyseren
- Stressbestendig

Kennis, inzicht en vaardigheden
- kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
- algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
- inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
- vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties);
- vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
- vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.