Je kent het wel: een volle agenda, last-minute wijzigingen en meerdere mensen die tegelijk iets van je nodig hebben. Waar anderen stress ervaren, heb jij er juist plezier in alles in de juiste volgorde op te pakken en zie jij kansen om structuur aan te brengen. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat managers zich kunnen richten op wat écht belangrijk is.
Werk jij graag in een omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jouw organisatietalent het verschil maakt? Dan zou dit zomaar jouw volgende stap kunnen zijn.

Als managementondersteuner ben je de stabiele factor in een dynamische werkomgeving. Je ondersteunt meerdere managers en zorgt ervoor dat hun dagen logisch, haalbaar en efficiënt zijn ingericht. 
Een groot deel van je week ben je bezig met agendabeheer. Dit betekent het afstemmen van afspraken en het bewaken van deadlines. Je overziet het geheel en stelt prioriteiten. Je signaleert knelpunten en lost ze op voordat ze problemen worden. Hiervoor ben je continu in contact met managers en collega’s om alles goed op elkaar te laten aansluiten.

Daarnaast organiseer je bijeenkomsten en teamdagen, regel je dienstreizen en zorg je dat alles praktisch tot in de puntjes is verzorgd. Of het nu gaat om een vergaderruimte, een hotelboeking of het ontvangen van bezoekers: jij zorgt dat het klopt.

Wat deze functie bijzonder maakt, is de combinatie van verantwoordelijkheid, afwisseling en samenwerking. Je werkt in een betrokken team waar mensen voor elkaar klaarstaan en waar ruimte is om dingen slimmer en beter te doen.

Hoe gaan we je inwerken?
In de eerste periode maak je je de werkwijze snel eigen en bouw je aan vertrouwen van de managers die je ondersteunt. Je brengt structuur aan in agenda’s die soms complex en veranderlijk zijn en ziet al snel waar processen slimmer of efficiënter kunnen. Ook leer je de organisatie kennen, want die zit best complex in elkaar. We hebben een hele diverse dienstverlening met veel verschillende partners in de strafrecht- migratie- en jeugdketen. Langzaam maar zeker pak je meer regie. Je denkt niet alleen mee, maar ook vooruit. Je zorgt dat dingen geregeld zijn voordat iemand erom hoeft te vragen.

Let op als je gaat solliciteren: 
Wij stellen een aantal vragen om je beter te leren kennen. Je hoeft dus geen sollicitatiebrief te schrijven. 

• Je beschikt over mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur richting secretaresse / management support. 
• Jij hebt aantoonbare werkervaring in een soortgelijke rol. 
• Je beschikt over goede kennis van MS-Office, vooral Outlook.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Het is een pré als je met Digijust of Ibabs kunt werken.

Waarmee maak jij het verschil?
Je hebt te maken met wisselende prioriteiten, volle agenda’s en situaties waarin snel geschakeld moet worden. Jij bent degene die rust brengt in de drukte en ervoor zorgt dat alles blijft draaien. Je maakt hierbij het verschil als je verder kijkt dan wat er gevraagd wordt. Zo signaleer je bijvoorbeeld dat iemand niet binnen een uur bij een afspraak kan zijn waarbij 2 uur reistijd is.
Je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en voelt aan wat er nodig is in een omgeving waar discretie en zorgvuldigheid belangrijk zijn. Je neemt verantwoordelijkheid en komt met oplossingen in plaats van problemen.
Je werkt gestructureerd en zeer accuraat zodat, ook zonder overdracht, collega’s het werk kunnen overnemen van elkaar. 

• We beginnen met een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bij ongewijzigde omstandigheden en gebleken geschiktheid wordt deze omgezet in onbepaalde tijd.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.
• Bij Justid is de voertaal Nederlands.
• Een social media onderzoek kan plaatsvinden.
• Acquisitie kunnen we niet op ingaan.

Het eerste gesprek is op 7 mei en het tweede gesprek is op 19 mei.