Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie waarin je echt het verschil kunt maken? Als managementassistent ben jij de drijvende kracht achter de directie. Vanuit Den Haag zorg je voor soepele communicatie, heldere afstemming en sterke ondersteuning op administratief, logistiek en organisatorisch vlak. Jouw inzet zorgt ervoor dat het directieteam optimaal kan functioneren. Iets voor jou? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Je werkt in een dynamische en vaak hectische context en vormt een breed team met de collega’s en je managers. Binnen de directie werk je nauw samen met een collega managementassistent. In je functie ben je het vaste aanspreekpunt voor MT-leden. Ook vervang je je collega-managementassistent bij afwezigheid. Je beheert de agenda van de MT-leden. Voor de afdeling ben je aanspreekpunt en ook ICT coördinator. Als er op locatie gewerkt wordt, ontvang je ook de bezoekers en doe je andere voorkomende klussen die zich voordoen.

Je bewaakt de acties die het MT-lid moet uitvoeren en zet deze waar nodig zelf in gang. Daarbij verwerk je nota’s, brieven en overlegdossiers zorgvuldig in het informatiesysteem. Daarnaast plan en organiseer je overleggen, directie-uitjes, vergaderlocaties en de bijbehorende catering. Je houdt je tot slot bezig met complex agenda-beheer.

Daarnaast werk je samen met je collega-managementassistenten aan de doorontwikkeling van het vak en de afdeling. Jouw expertise is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen binnen de afdeling. Waar nodig help je bij de ondersteuning van andere directies. Je werkt in deze rol altijd samen met een andere managementassistent.

Dit is waar jij voldoening uithaalt
Je weet van tevoren dat je dag soms kan veranderen qua taken en dat vind je eigenlijk wel leuk. Je vindt het fijn om overzicht te houden over al je werkzaamheden en kunt goed plannen en organiseren. Je hebt een klantgerichte houding en je kunt gemakkelijk en snel schakelen als de omstandigheden daarom vragen. Je wordt ingewerkt door een andere managementassistent waar je nauw mee gaat samenwerken. Los van wat jij van ons meekrijgt, staan wij ook open voor jouw verfrissende ideeën en werkmethodes. Als je eenmaal ingewerkt bent, kun je zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag.

Je bent onderdeel van het Stafbureau binnen FIB. Vanuit het Stafbureau bieden wij ondersteuning aan de verschillende Directies binnen de organisatie. Samen met jouw collega MA vorm je het Secretariaat binnen de Directie waar je ondersteuning biedt. De ondersteuning wordt gegeven aan een directeur, afdelingshoofd en teamleider. Afhankelijk van waar de behoefte ligt wordt je hier aan gekoppeld.

Meer weten?

Wil je eerst nog sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Roel Pietersen, Coördinator Directiesecretariaten FIB, via 0627276497.