De management assistent van de Commandant en de Plaatsvervangend commandant moet gekwalificeerd zijn om alle administratieve taken met betrekking tot het secretariaat uit te voeren. Je bent verantwoordelijk voor:

• Het continu bijwerken en onderhouden van de digitale agenda van de C-MMU/PV COM en het afstemmen met andere relevante commandosecties.
• De management assistent is bevoegd om data en tijden vast te leggen voor afspraken, vergaderingen en conferenties van de Commandant/PV COM.
• Beheren van inkomende post (inclusief voorbereiding voor beoordeling door de Commandant, registratie en distributie conform instructies.
• Beheren van uitgaande post (inclusief het opstellen van correspondentie, uitvoeren van acties namens de Commandant en verzorgen van vertalingen naar het Nederlands indien nodig).
• Beoordelen en verwerken van persoonlijke post en het voorbereiden van antwoorden/brieven/correspondentie in het Engels (vertaling naar het Nederlands kan vereist zijn).
• Samen met het administratief kantoor ondersteunt de management assistent alle regelingen voor dienstreizen (TDY) van Commandant/PV COM, inclusief de voorbereiding van reisorders en transportaanvragen.
• Aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken voor de Commandant en COS. Beantwoorden, onderzoeken of doorsturen van vragen en verzoeken.

Daarnaast organiseert, bereidt en coördineert de management assistent vergaderingen en sociale activiteiten van de Commandant/COS door:

• Het voorbereiden van agenda’s, notulen en besluitbladen, en het verzamelen van documenten en deelnemerslijsten.
• Het plannen en coördineren van sociale evenementen voor de Commandant/COS, inclusief het opstellen van gastenlijsten en aanbevelingen voor hoge officieren of VIP’s.
• Ontvangen van aannemers die werkzaamheden aan het gebouw komen uitvoeren.
• Ondersteunen van de uitgifte van defensiepassen aan internationaal personeel.
• Ondersteunen van de commandant bij contacten waar de Nederlandse taal noodzakelijk is.
• Verder ondersteunen van de commandant in het managen van het kantoor.

Zoals aangegeven is de MMU een samenwerking tussen een groot aantal landen. Het werk heeft dan ook een sterk internationaal karakter. De voertaal is Engels. Een goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal is dan ook essentieel. Ook een open houding naar andere culturen en gebruiksvormen is belangrijk om goed in het team te passen.

Vereiste: 

• Bij voorkeur kennis en ervaring opgedaan binnen een soortgelijke functie;
• Een goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal;
• Je deinst niet terug voor het werken in een internationale werkomgeving;
• Mogelijkheid tot het krijgen van een veiligheidsklaring op het niveau van NATO Secret.

Heb je vragen over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met de afdeling Recruitment via [email protected].

Solliciteren kan tot en met 11 november 2025. Stuur je cv en motivatiebrief op naar
[email protected] of solliciteer via de website. Na de sluitingsdatum nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Meer informatie over het veiligheidsonderzoek vind je hier: https://www.defensie.nl/onderwerpen/militaire-inlichtingen-en-veiligheid/veiligheidsonderzoek

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld en zal niet in behandeling worden genomen.