All-round managementassistent voor directiesecretariaat Centraal Militair Hospitaal 

Ben jij een goed georganiseerde duizendpoot en pak jij je werk proactief aan? Wil jij jouw kennis en vaardigheden inzetten om de commandogroep van een militair ziekenhuis een solide basis te geven? Ben jij graag de verbindende factor en is zingeving jouw drijfveer voor een nieuwe baan? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Het Centraal Militair Hospitaal (CMH) in Utrecht verleent tweedelijns geneeskundige zorg aan militairen en is hiermee een belangrijke schakel in de Defensie Geneeskundige Organisatie (DGO). Om dit bijzondere ziekenhuis optimaal te kunnen leiden, is goede ondersteuning van de directie en de commandogroep essentieel. 

We zijn op zoek naar een opgewekte managementassistent die houdt van aanpakken. Je bent een spin in het web als het gaat over agendabeheer en het mede-bewaken van de beleids- en jaarcycli. In deze functie ben je veel in contact met mensen binnen en buiten de organisatie voor overleg. Ideeën over hoe zaken beter, efficiënter of leuker kunnen, worden zeker gewaardeerd! Ben jij ondernemend, communicatief sterk en wil je werken in een organisatie die continu in ontwikkeling is? Dan is deze afwisselende functie, bestaande uit uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden, écht wat voor jou.

Je komt te werken in een dynamische en hooggekwalificeerde omgeving waarin discretie, zorgvuldigheid en efficiëntie essentieel zijn. Je bent niet alleen nauw betrokken bij de directie maar ook bij diverse andere teams zoals de medisch specialisten en het overige zorgpersoneel dat werkzaam is in het CMH. 

Jouw werk en organisatietalent maakt het verschil in de dagelijkse gang van zaken bij de commandogroep! Spreekt dit jou aan? Solliciteer dan direct of lees verder.

Waar ga je werken? 
Je gaat als burger-medewerker werken in het CMH in Utrecht. Daar zetten circa 250 medewerkers zich dagelijks in voor optimale medische zorg aan actief dienende militairen en bepaalde patiënten vanuit het civiele zorgsysteem. Hiertoe heeft het CMH nauw samenwerkingsverbanden met het direct naastgelegen UMCU (Universitair Medisch Centrum Utrecht). 

Je werkt veel samen met de managementassistent van de commandant; jullie werken bijvoorbeeld aan organisatie en uitrol van diverse (officiële) gelegenheden, jullie vervangen elkaar bij vakanties en hebben gedeelde taken (zoals personele mutaties).

Wat ga je doen? 
Je bent de duizendpoot bij wie van alles langskomt dat geregeld moet worden, bijvoorbeeld ook vanuit de medische staf. Jij moet daarbij hoofd- en bijzaken onderscheiden, urgentie kunnen inschatten en prioriteren. Je reguliere werkzaamheden bestaan uit: 
• Complex agendabeheer, prioriteiten stellen en afstemmen met interne en externe partijen;
• Bewaken en monitoren van voortgang van actiepunten. Signaleren en oplossen van knelpunten;
• Organiseren en coördineren van afspraken, vergaderingen, werkbezoeken en representatieve ontvangsten zoals introductiebijeenkomsten, jubilea en afscheidsbijeenkomsten;
• Voorbereiden en uitrollen van nascholingsbijeenkomsten en congressen voor het geneeskundig personeel van Defensie als lid van de nascholingscommissie;
• Voorbereiden en opstellen van correspondentie en documenten. Zorgen voor verwerking en archivering (zowel digitaal als analoog);
• Overleggen voorbereiden en notuleren. Zorgen voor complete vergaderdossiers van meeting-invite tot en met het delen van het vergaderverslag;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en samenwerkingspartners;
• Ondersteunen bij beleidsmatige en organisatorische vragen. Uitzoeken en opzoeken van zaken;
• Verwerken van personele mutaties.

Wie ben jij?
Je bent van vele markten thuis en je voelt je prettig in een baan waarin je met diverse dingen (tegelijkertijd) bezig bent en je veel aanspraak hebt. De functie staat open voor minimaal 28 tot 38 uur per week, waarbij je in ieder geval de maandag, dinsdag en donderdag aanwezig bent in het CMH. Verder herken je jezelf in de volgende kwaliteiten: 
• Je hebt een goed ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel en bent servicegericht; 
• Je kunt goed zelfstandig werken maar ook werk je graag samen met collega’s in een team;
• Je bent een nauwkeurige doener, je regelt je zaken efficiënt en proactief en hebt oog voor detail;
• Je hebt organisatietalent, snapt wat er nodig is om iets geregeld te krijgen, onderneemt actie en weet anderen mee te krijgen om het doel te realiseren;
• Je werkt gestructureerd, kunt je werkzaamheden goed plannen en organiseren;
• Je bent stressbestendig en flexibel ingesteld, werkt graag in een dynamische omgeving en kunt goed overzicht behouden;
• Je hebt oog voor nieuwe kansen en ontwikkelingen en denkt graag in mogelijkheden;
• Je bent representatief en sociaal vaardig en communiceert makkelijk met iedereen, van hoog tot laag in de organisatie;
• Je bent gewend om te gaan met vertrouwelijke informatie over personen en de instelling en bent discreet en integer;
• Dit alles is makkelijker en leuker als je gevoel voor humor hebt en een gezonde dosis gezelligheid meeneemt!

Wat neem jij mee? 
• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO 4 niveau (eventueel HBO werk- en denkniveau), bij voorkeur secretarieel of administratief (dit is geen vereiste);
• Je hebt affiniteit met zorg en welzijn én met Defensie;
• Minimaal 3 jaar recente ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een zorg- of overheidsorganisatie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Gevorderde digitale vaardigheden in MS Office, digitale archiveringssystemen en samenwerkingsruimtes (zoals OneDrive en Sharepoint);
• Bij voorkeur beheers je de Engelse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij jou in deze leuke baan?
• Een baan met veel verantwoordelijkheid en regelruimte bij de ondersteuning van de directie van het CMH;
• Werken in een bijzonder ziekenhuis in een klein team waarin op een prettige en gezellige manier met elkaar om wordt gegaan;
• Persoonlijke groei door middel van studiefaciliteiten, Defensie geeft je de ruimte om te ontwikkelen;
• Werken voor Defensie, de organisatie die beschermt wat ons allemaal dierbaar is: vrede en veiligheid.

Herken jij je niet 100% in dit profiel, maar denk je wel dat deze functie goed bij je past? Dan nodigen we je uit om toch te reageren. We staan open voor een verrassende match!

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.