Een junior Programma- en Directiesecretaris ondersteunt de Programmamanager VerF, de CFO en de Manager F&C door administratieve en organisatorische taken op zich te nemen. Je werkt aan onderdelen van verbeterprogramma’s, project- en managementondersteuning, communicatie en planning. Ook kun je processtroomdiagrammen gaan uitwerken.

Doel van de functie:
De junior Programma- en Directiesecretaris helpt de Programmamanager VerF, de CFO en de Manager F&C bij de administratie en organisatie van verschillende processen. Je volgt de voortgang van afspraken, zorgt voor een efficiënte afhandeling van interne en externe communicatie en helpt bij een goede planning en voorbereiding van vergaderingen en beslissingsprocessen. Ook werk je aan de LEAN-sessies van een aantal financiële processen en maak je de processtroomdiagrammen van deze processen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

1. Coördinatie van de programmawerkzaamheden:

• Bewaken van de voortgang van projecten door proactief met de betrokkenen de voortgang te bespreken. Je zorgt zo dat de projecten binnen de gestelde kaders verlopen.
• Maken van voortgangsrapportages voor het programma

2. Ondersteuning bij projecten:

• Coördineren van kleinere projecten of delen daarvan.
• Onderzoeken en verzamelen van relevante informatie voor beleidsbeslissingen.
• Adviseren projectleider en programmamanager

3. Agendabeheer:

• Beheren van de agenda van de Programmamanager en eventueel manager F&C.
• Plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen en evenementen.
• Contact houden met interne en externe partijen.

4. Vergaderingen en besluitvorming:

• Voorbereiden en organiseren van MT F&C, Stuurgroep en verschillende project overleggen, inclusief het opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken en het actueel houden van de voorraadagenda.
• Vergaderstukken controleren op begrijpelijkheid en volledigheid
• Notuleren tijdens vergaderingen, het maken van besluitenlijsten, het bijhouden van de voorraadagenda en opvolgen van actiepunten en besluiten.
• Verzorgen van de communicatie over genomen besluiten naar interne en externe stakeholders.

5. Communicatie en correspondentie:

• in samenwerking met de afdeling communicatie maken van een nieuwsbrief over het programma
• opmaken en versturen van correspondentie (intern en extern).
• onderhouden van contacten met betrokkenen van het programma

6. Processtroomdiagrammen

• Het bijwonen van LEAN sessies om de financiële processen verder uit te werken en te verbeteren en het maken of aanvullen van processtroomdiagrammen van deze processen. Hiervoor gebruiken we onder andere Visio.

7. Archiveren:

• Vergaderstukken archiveren in Digidoc / Samenwerkingsruimten en/of de CFO-directory

8. Overige taken:

• Helpen bij ad-hoc verzoeken en speciale taken van de directie
• Ondersteunen bij afdelings- of programma-brede evenementen of bijeenkomsten.

• Je bent een slimme MBO-er of een pragmatische HBO-er.
• Kennis van financiële en/of ICT-processen is een pré
• Nieuwsgierig naar de vraag achter de vraag
• Proactief uitzoeken van financieel of proces gerelateerde zaken

Wat willen wij graag van je weten

• Welke relevante kennis en vaardigheden bezit je, en hoe zou je deze tijdens de stage willen inzetten?

De einddatum van de stagevacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte stagiairs solliciteren. De stagevacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel!

• Wij nemen uiterlijk 1 week na sluitingsdatum van deze vacature contact met je op om te laten weten of we je uitnodigen voor een kennismaking;
• De procedure voor stages bestaat uit een kennismakingsgesprek en een stageovereenkomstgesprek waarin we de nadere details gaan vastleggen. Bij voorkeur bij ons op kantoor in Den Haag. Bij de uitnodiging ontvang je hierover meer informatie;
• Deze stage start in februari/september en heeft een lengte van bij voorkeur 5 maanden. Ziet jouw stage er qua startdatum en lengte anders uit? Dan denken we graag met je mee;
• Je krijgt een stagevergoeding van €775 bruto per maand, op basis van een 40-urige werkweek;
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is nodig om te kunnen starten als stagiair bij SSC-ICT.
• Bij SSC-ICT werken de meeste teams hybride. Je overlegt met je stagebegeleider hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Ons kantoor is op loopafstand van Den Haag Centraal. In de omgeving vind je veel broodjeszaken en terrasjes waar je lekker kunt lunchen.

Met betrekking tot jouw sollicitatie:

• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.

Dit bieden we nog meer

• Je maakt deel uit van een netwerk van stagiairs bij SSC-ICT. Wij organiseren een aantal activiteiten en workshops waarbij jullie elkaar kunnen ontmoeten. Dat maakt jouw stageperiode nog gezelliger;
• Stagiairs en medewerkers van SSC-ICT kunnen zich aanmelden bij ons jongeren netwerk JongSSC-ICT (t/m 40 jaar). Zij organiseren regelmatig borrels en (informatieve) uitjes. Zo bouw je een stevig netwerk op en leer je andere collega’s kennen.