Wil jij bijdragen aan het goed organiseren van onze inkoop en contractadministratie? Bij de KB, nationale bibliotheek in Den Haag, zoeken we een ervaren inkoopondersteuner die structuur en overzicht brengt in onze processen. In deze rol combineer je administratieve nauwkeurigheid met veel contact met collega’s en leveranciers.
We zoeken iemand die al ervaring heeft in contractbeheer of inkoopondersteuning en zelfstandig kan werken. Je bent gewend om overzicht te houden, termijnen te bewaken en collega’s op een duidelijke en vriendelijke manier te wijzen op wat er nodig is.

Maak jij het mogelijk?
Als inkoopondersteuner ben je verantwoordelijk voor het verwerken en beheren van contracten en inkoopverzoeken. Je pakt signalen uit ons contractregistratiesysteem (AFAS) zelfstandig op, beheert samen met je collega’s de inkoopmailbox en bewaakt deadlines. Je hebt regelmatig contact met leveranciers en helpt collega’s zoals contracteigenaren, inkopers en budgethouders om de juiste informatie compleet te krijgen.

Jouw taken:

• Registreren, actualiseren en controleren van contracten in AFAS.
• Bewaken van looptijden, opzegtermijnen en verlengingsmomenten.
• Beheren van de inkoopmailbox en verwerken van verzoeken of meldingen.
• Ondersteunen bij het verwerken van inkoopverzoeken en verzorgen van standaardcorrespondentie richting leveranciers.
• Afstemmen met contracteigenaren, inkopers en budgethouders om contractinformatie compleet te maken.
• Meedenken over het verbeteren van contractbeheer en administratieve processen.

Ben jij het talent dat wij zoeken?
Voor deze rol zoeken we iemand die zorgvuldig en gestructureerd werkt, maar ook communicatief sterk is. Je houdt overzicht, signaleert proactief en vindt het leuk om collega’s en leveranciers verder te helpen.

Verder beschik je over:

• Mbo-werk- en -denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende rol binnen inkoop of contractbeheer.
• Ervaring met contractregistratiesystemen, ervaring met AFAS is een pre.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Bekendheid met (semi)publieke organisaties of aanbestedingsprocessen is een pre.

Over het team Inkoop bij de KB
Je maakt deel uit van het team Inkoop binnen de afdeling GF&I (Gebouw, Facilitymanagement en Inkoop). Je directe collega’s, team Inkoop bestaat uit inkoopadviseurs, contractmanagers en ondersteuners. Het is een open en ambitieus team waarin samenwerken en professionaliteit centraal staan. Naast het dagelijkse werk is er ruimte voor kennisdeling, gezamenlijke ontwikkelactiviteiten en teamuitjes. Je werkt daarnaast samen met verschillende afdelingen en krijgt ruimte om mee te denken over procesverbetering en je eigen rol verder te ontwikkelen.

Hoe solliciteer ik naar deze vacature?
Wil jij bijdragen aan het versterken van onze inkoopfunctie en zorg je graag voor overzicht en structuur? Solliciteer dan nu via het sollicitatieformulier op de website.
Vragen over de functie? Neem contact op met Fiona van Kessel via 06-39645240 of [email protected].
De sluitingsdatum voor deze vacature is woensdag 15 oktober.
Zien we voldoende raakvlakken, dan bellen we je voor een telefonische kennismaking. Bij onvoldoende aansluiting laten we je dit weten via e-mail.
Tijdens de selectieprocedure bewaren we je gegevens. Uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen we deze, op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Lees meer hierover in onze privacyverklaring sollicitanten op de website.