Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 51 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 25 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Wat ga je doen?

Als Front- en Back-office Archiefmedewerker draag je zorg voor het verstrekken van juiste en volledige informatie uit medische- en/of personeelsdossiers en correspondentiearchieven door het op verzoek lichten een aanleveren van gevraagde dossiergegevens. Je gaat de dossiers verzendklaar maken. Afhankelijk van de aanvraag/aanvrager gebeurt dit analoog of digitaal.
 

Fysiek houd jij je bezig met het (her)inrichten en onderhouden van de archiefdepots die onder medisch- en/of personeelsdossiers vallen. Hierbij moet je onder andere denken aan het herinrichten / (ver)plaatsen of verwijderen van archieven in/uit stellingen ten einde het archief prettig werkbaar en/of op orde te houden.

Verstrekken informatie
Er worden zowel interne- als externe informatieverzoeken gedaan. In beide gevallen worden de aanvragers door ons als klanten gezien en zo behandeld.
Je controleert of de aanvragen aan de gestelde wet en regelgeving (o.a. AVG) voldoen.
Om de informatieverzoeken te beantwoorden, ga je het fysieke archief en diverse digitale applicaties raadplegen om de aanvragen zo compleet mogelijk te kunnen beantwoorden.
Je gaat digitale documenten uitprinten en/of analoge documenten kopiëren ter verzending van kopie-dossiers aan externe klanten en/of op gemeenschappelijke schijf klaarzetten van digitale- en gedigitaliseerde dossier(onderdelen) voor interne aanvragers, maar ook het aanleveren en opbergen van laptops en externe schijven voor het Team Onderzoek en Toezicht.
Daarnaast houdt je diverse administraties bij, waaronder die van uitlening, rappellering, (aangetekende) verzending en vastlegging van productiegegevens ten behoeve van managementrapportages.

Actief meedenken, voorstellen, deelname aan overleggen
We verwachten dat je actief meedenkt over mogelijke verbeteringen, het efficienter maken van de huidige- en eventueel nieuwe werkzaamheden. Je bent het aanspreekpunt van jouw subteam, zowel naar de collega’s binnen dat team als naar de Teamleider. Jij zal worden meegenomen naar overleggen over de werkzaamheden van het subteam.
Daarnaast lever je in voorkomend geval schriftelijk plannen en ideeen aan bij de Teamleider.

Wat vragen we?

-     Een overtuigende motivatie voor jouw sollicitatie naar dezfunctie 
-     MBO-1 niveu 
-     Affiniteit met archiefwerkzaamheden
-    Ervaring met archiefwerkzaamhede

Competenties 
-    Je hebt opleiding gehad in het gebruik van tenminste Word, Excel en Outlook.
-Je hebt ervaring met diverse applicaties en computerprogramma’s.
-    Je moet flexibel zijn omdat het afwisselend werk betreft en er regelmatig sprake is van ad hoc klussen. Daarnaast sta je open tegenover veranderingen en aanpassingen.
-    Je gaat integer met collega’s om en je bent open en eerlijk.
-    Je moet goed kunnen samenwerken, wat onder andere betekent dat je informatie met collega’s deelt, behulpzaam bent en een teamgeest hebt.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

 #LI-RK1 #LI-Hybrid

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.