Let op: deze vacature is voor 24 uur per week.

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Jij draagt zorg voor alle financiële, secretariële en administratieve werkzaamheden binnen de sectie Klantenservice.

Wat ga je doen?

Binnen de sectie Klantenservice van de afdeling Klantmanagement ben jij een belangrijke schakel in de administratieve en financiële ondersteuning van het team. Je zorgt ervoor dat klachten, financiële post en administratieve processen zorgvuldig worden geregistreerd, opgevolgd en afgehandeld. Daarbij heb je regelmatig contact met collega’s, interne afdelingen en klanten van het KPU-bedrijf.

Je houdt overzicht over binnenkomende financiële post en klachten, registreert deze in de systemen en bewaakt de voortgang van de afhandeling. Ook zorg je voor rapportages en informeer je betrokken partijen over de status van meldingen. Daarmee draag je bij aan een correcte en transparante dienstverlening richting klanten.

Daarnaast ondersteun je de sectie Klantenservice met diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden. Denk hierbij aan het verzorgen van poststromen, het ontvangen van bezoekers, het beheren van agenda’s en het ondersteunen van het hoofd Klantenservice bij administratieve taken.

Concreet ga je onder andere aan de slag met:
-     Registreren en verwerken van financiële poststukken en klachten
-     Bewaken van de voortgang van klachtenafhandeling en informeren van klanten
-     Opstellen van eenvoudige rapportages over klachten en financiële afhandeling
-     Verzorgen van poststromen en administratieve ondersteuning binnen de afdeling
-     Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt
-     Ondersteunen bij vergaderingen, notuleren en beheren van de afdelingsagenda
-     Ondersteunen van het hoofd Klantenservice bij administratieve werkzaamheden

Met jouw nauwkeurigheid en klantgerichte aanpak help je mee om vragen, klachten en administratieve processen snel en correct af te handelen.

Hybride werken is geen optie, want je werkt gezellig met jouw collega’s op kantoor. Het betreft een functie voor 24 uur per week verdeeld over 3 dagen met als voorkeur de maandag, woensdag en vrijdag.

Wat vragen we?

Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het leuk om zowel administratief als klantgericht bezig te zijn. Je bent servicegericht en weet hoe belangrijk duidelijke communicatie en goede administratie zijn voor een professionele dienstverlening.

Daarnaast neem je mee:
-    Een erkend MBO 3-diploma, bij voorkeur in een bedrijfseconomische of logistieke richting
-    Uitgebreide kennis van Excel, Word en Outlook
-    Ervaring met administratieve werkzaamheden
-    Goede beheersing van de Nederlandse taal
-    Een klantgerichte en representatieve houding
-    Het vermogen om zelfstandig te werken en overzicht te houden

Kennis van defensieprocessen, financiële administraties of systemen zoals SMILE is een pré.

Waar ga je werken?

De functie wordt uitgevoerd het KPU-bedrijf in Soesterberg. Het KPU heeft voornemens om binnen enkele jaren te verhuizen binnen een straal van 40 kilometer.

De doelstelling van het KPU-bedrijf is binnen COMMIT, hét kennis- en materieellogistiek centrum en de onmisbare partner voor Defensie te zijn en te voorzien in, het in standhouden van, de verbetering van en afstoting van alle kleding- en persoonsgebonden uitrusting van het toegewezen assortiment. Gebaseerd op kennis van het operationeel optreden, kennis van de kleding- en persoonsgebonden uitrusting en haar specifieke vakkennis draagt het KPU-bedrijf bij aan de materiële beschikbaarheid en instandhouding van deze kleding- en persoonsgebonden uitrusting gedurende de gehele levenscyclus en onder alle operationele omstandigheden.

Naast hard werken is er binnen het KPU-bedrijf ook altijd ruimte voor samenhorigheid op initiatief van de medewerkers, maar ook vanuit het KPU-bedrijf. Zo worden er borrels, sportmomenten, wintersporten en barbecues georganiseerd. Even binnenkijken bij het KPU-bedrijf? Bekijk dan onze bedrijfsfilm: https://www.youtube.com/watch?v=Y8yXyoGF13o

Het betreft een functie voor 24 uur in de week.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.