Werken aan internationale programma’s, organiseren van aansprekende events én systemen beheren waar collega’s op vertrouwen? Jij houdt het overzicht en zorgt dat alles klopt. Binnen het team Energie en Handelsbevordering ben jij als Event- en Projectmedewerker de onmisbare schakel. Je werkt aan drie internationale programma’s tegelijk en beweegt soepel tussen eventorganisatie, administratie en systeembeheer. Zo ondersteun je collega’s die zich inzetten voor Nederlandse bedrijven met internationale ambities én Europese samenwerking.

Dit ga je doen
Je werkt samen met jouw collega’s aan energie- en handelsbevordering. Het grootste deel van jouw tijd besteed je aan het programma International Clean Energy Partnership (ICEP). Daarnaast werk je ook mee in het Europese subsidieprogramma Interreg en het Europadesk-programma.

Je hebt twee hoofdtaken:
1. Als eventmedewerker werk je in kleine teams om internationale beurzen, handelsmissies en netwerkbijeenkomsten voor te bereiden en uit te voeren. Voorbeelden zijn de World Hydrogen Summit in Rotterdam, de Europa Jaardag in Den Haag, de Offshore Energy beurs in Amsterdam en de zonne-energiebeurs InterSolar in München.

Je taken zijn o.a.:
• deelnemerslijsten bijhouden,
• aanmeldingen en badges regelen,
• hotelkamers reserveren,
• locaties controleren.
Daarnaast ben je op de dag van het evenement aanwezig om buitenlandse gasten te ontvangen. Je bent dan gastheer of gastvrouw in het Nederlands Paviljoen of helpt bij recepties en diners. Vaste werktijden vind je niet zo belangrijk. Tijdens een druk evenement werk je soms wat langer door. Na afloop neem je dan een vrije dag op.

2. Als project medewerker zorgt je o.a. voor agendabeheer en voer je gegevens in binnen het database programma Achilles. Voor Achilles ben jij ook het aanspreekpunt voor collega’s met vragen. Je houdt het team draaiende en zorgt dat alles goed loopt. Je werkt zelfstandig en schakelt snel tussen verschillende programma’s. Je weet wat er speelt in het team en pakt je verantwoordelijkheid. In overleg met de teamcoördinator stel je verslagen en actiepunten van het teamoverleg op en zorgt dat systemen up-to-date blijven. Je zoekt informatie op en denkt mee over de uitvoering van activiteiten.

Je bent klantgericht en denkt actief mee om tot een goede oplossing te komen. Je werkt accuraat, hebt oog voor detail en zorgt dat je werk klopt. Je bent aandachtig voor de mensen om je heen en begrijpt wat zij nodig hebben. Op deelname aan een beurs wacht je niet af, maar neemt zelf initiatief en spreek je bezoekers aan. Je kunt goed plannen en organiseren, zodat je werk op tijd en netjes wordt gedaan.

Verder heb je:
• Mbo/hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in de richting van event management, administratie of een vergelijkbare opleiding.
• Minimaal 1 jaar (stage)werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten, evenementen of beurzen.
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden, zoals het bijhouden van deelnemerslijsten.
• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Office (met name Excel is erg belangrijk).
• Een goede beheersing van de Engelse taal, in staat om buitenlandse gasten te begeleiden en in het Engels te communiceren.
• Bij voorkeur kennis of affiniteit met administratieve, klantregistratie- en database systemen (bij RVO werken we met EBS (Oracle) voor inkoopverzoeken en Achilles (klantregistratiesysteem)

• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. Je kan jouw motivatie ook invullen in het sollicitatiescherm, dan hoef je geen motivatiebrief te uploaden.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. Je aanwijsbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). [In nader te omschrijven situaties] is jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging in Utrecht en Den Haag gewenst. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld 2 dagen per week.

Het betreft een:
• arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast

Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen.

Heb je een contract voor onbepaalde tijd als Rijksambtenaar dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering.

De 1e selectiegesprekken proberen wij op woensdag 1 en donderdag 2 oktober in te plannen.

Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.

Wacht niet met reageren tot het laatste moment, bij veel reacties wordt de vacature mogelijk eerder gesloten.