Ben jij iemand die rust en overzicht brengt in een dynamische omgeving? Ben je organisatiesensitief, en heb je gevoel voor timing en de drive om strategie en uitvoering écht met elkaar te verbinden? Draag je effectief samenwerken hoog in het vaandel? Dan is de rol van divisiesecretaris bij DICTU jou op het lijf geschreven.

Als divisiesecretaris:
•    Zorg je voor helderheid, structuur en overzicht in een complexe omgeving;
•    Ondersteun en adviseer je de divisiemanager en het managementteam;
•    Bewaak je voortgang, kwaliteit en samenhang in besluitvorming;
•    Zorg je dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt;
•    Werk je nauw samen met de divisiemanager, het managementteam en collega-secretarissen binnen DICTU.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Adviseur en verbinder binnen het Managementteam
•    Je bent de motor achter een goed functionerend MT;
•    Je bereidt MT overleggen inhoudelijk en procesmatig voor, stelt agenda’s op en zorgt voor heldere besluitvorming;
•    Je neemt regie op actieplanning, bewaakt voortgang en stuurt actief bij;
•    Je signaleert wat besproken moet worden en brengt onderwerpen op het juiste moment op de juiste tafel;
•    Je zorgt voor heldere, consistente communicatie binnen en buiten de divisie, onder andere via intranet.

2. Rechterhand van de divisiemanager

•    Je bent een sparringpartner en organisatorisch geweten;
•    Je informeert (en waar het kan adviseert) de divisiemanager over bestuurlijke, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen;
•    Je stelt op basis van input van anderen het jaarplan en managementrapportages op en bewaakt samenhang en voortgang;
•    Je beheert een jaarkalender met belangrijke besluitvormingsmomenten en deadlines;
•    Je bundelt signalen, zorgen en verbetervoorstellen uit de divisie en vertaalt deze naar concrete acties;

3. Spin in het web van besluitvorming binnen DICTU

•    Je zorgt dat besluitvorming soepel, zorgvuldig en consistent verloopt;
•    Je werkt samen met collega-divisiesecretarissen aan een gestroomlijnde organisatie brede besluitvorming;
•    Je stemt MT-agenda’s af en houdt overzicht over wat er speelt in andere divisies en teams;
•    Je borgt de implementatie van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van bestuurlijke processen en stukken;
•    Je vervangt en ondersteunt collega-divisiesecretarissen waar nodig en draagt actief bij aan kennisdeling en professionalisering.

4. Ondersteuning en coördinatie binnen de divisie

•    Je brengt structuur en bewaakt kwaliteit in ondersteunende processen;
•    Je bewaakt voortgang en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken;
•    Je reviewt bestuurlijke stukken (zoals MTO stukken en nota’s);
•    Je pakt waar nodig projecten op of begeleidt deze.

5. Digitale transformatie, CRM & procesadoptie (Klantrelatie)

•    Je ondersteunt de Product Owner CRM bij het uitvoeren van initiatieven rondom centrale intake en lijnprocessen;
•    Je vertaalt de nieuwe klantreis naar concrete werkinstructies en werkafspraken;
•    Je ontwikkelt trainingen, demo’s en ondersteunende materialen om stakeholders te begeleiden in nieuwe werkwijzen;
•    Je stelt communicatie op en verzorgt verspreiding rondom nieuwe functionaliteiten en ontwikkelingen;
•    Je initieert en coördineert activiteiten gericht op adoptie en gebruik van het CRM-systeem;
•    Je signaleert knelpunten en nieuwe ideeën binnen processen en werkt deze uit tot verbetervoorstellen;
•    Je bereidt sprinttickets voor, werkt deze uit en beheert het sprintboard;
•    Je ondersteunt bij het opzetten en uitvoeren van projecten binnen de divisie Klantrelatie.

Kortom, een uitdagende functie met genoeg mogelijkheden om je verder te ontwikkelen.

Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we het volgende:
•    HBO of WO werk-denkniveau
•    3 jaar relevante werkervaring 
•    Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen.
•    Je hebt sterke communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift.
•    Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
•    Je hebt een proactieve & dienstverlenende instelling, je pakt zelfstandig taken op en neemt initiatief.
•    Je bent in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij.
•    Je kan snel kan schakelen en bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen tussen de directie Operatie en de directies Strategie & Cybersecurity en Bedrijfsvoering en neemt hierbij initiatief.
•    Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.

Jij ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd. Je combineert inzicht met executiekracht en weet mensen op een natuurlijke manier mee te nemen in verandering en besluitvorming. Je schakelt moeiteloos tussen strategisch niveau en praktische uitvoering. Uiteraard doe je dit niet alleen, maar word je hierbij geïnformeerd door de divisiemanager en haar staf.

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

•    Plannen & organiseren
•    Analytisch vermogen
•    Overtuigingskracht
•    Netwerkvaardigheid
•    Regievoering
•    Verandervermogen
•    Communicatieve vaardigheid

Na sluitingsdatum zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Bij je sollicitatie ontvangen wij graag je cv en een motivatiebrief waarin je ingaat op de onderstaande vragen:

•    Beschrijf hoe jij ondersteunend werkt in besluitvorming en sturing. Welke rol neem jij daarin en hoe zorg je voor overzicht, structuur en voortgang?
•    Beschrijf aan de hand van een voorbeeld hoe jij de balans vindt tussen draagvlak creëren en gemaakte afspraken najagen?
•    Wat hoop je in deze functie te leren en waar verwacht je hulp bij nodig te hebben?

Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een arbeidsovereenkomst met de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!

DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.

Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?

Voor meer informatie over de vacature graag contact opnemen met: Shalinda Decaster –06 – 22 74 97 29