Geen agenda binnen de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) zo druk als die van onze directie. Aan jou als directiesecretaresse de taak om de agenda’s van de vice-admiraal en de plaatsvervangend directeur te bewaken en hen op dit vlak te ontzorgen. In deze dynamische baan in Den Haag schakel je continu tussen twee werelden: die van militairen en burgers. Dit betekent dat je rechtstreeks zakendoet met managementondersteuners van onder meer internationale inlichtingendiensten én de minister van Defensie.

Wat jouw functie natuurlijk vooral interessant maakt, is de inhoud van je werk. Of eigenlijk: de personen die je als directiesecretaresse ondersteunt. Jij bent namelijk de drijvende kracht achter een goed functionerende MIVD-directie.

Je werkt nauw samen met collega’s van de MIVD. Daarnaast heb je contact met de politiek-bestuurlijke omgeving waarmee de directie te maken heeft. Denk aan het secretariaat van de minister van Defensie, de secretaris-generaal en alle operationele commando’s. Ook heb je contact met externe organisaties zoals de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid, Nationale Politie, het ministerie van Algemene Zaken, de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten en de Toetsingscommissie Inzet Bevoegdheden.

Als ondersteuner weet je wat complex agendabeheer inhoudt: je beheert alle afspraken op meerdere systemen (van bilats tot grote bijeenkomsten), je plant (internationale) afspraken en reizen in en hebt een actieve rol in het agendaoverleg. Omdat er veel vragen en verzoeken binnenkomen en veel MIVD’ers die ‘vijf minuutjes willen’ van de directeur, ben je ook een soort waakhond voor de deur die zorgt dat belangrijke afspraken voorrang krijgen en dat de agenda’s niet overlopen. Ook ben je degene die denkt aan een passend cadeau bij een werkbezoek, die bezoekers soms last-minute aanmeldt, zorgt dat documenten ondertekend worden door de directeuren en dat de chauffeur op tijd voor de deur staat.

Hoe cliché ook: jouw werk is dus zeer afwisselend en geen dag is hetzelfde. Wat het ook uitdagend maakt, is de verbinding tussen militairen en burgers. Twee werelden die binnen de MIVD samenwerken. Dit betekent dat je de militaire hiërarchie begrijpt en respecteert, maar dat je die ook kunt overbrengen op de burgers binnen én buiten de MIVD.

Sta je bekend als een aanpakker die zaken voor elkaar krijgt? Zet jij een stap extra waar anderen stoppen? Top. Want jij bent er om te zorgen dat de directeuren onbezorgd naar hun afspraken kunnen gaan of bezoek kunnen ontvangen. Daarnaast kun je grenzen aangeven en prioriteiten stellen. De dagen zijn soms hectisch, maar gelukkig ben jij enorm flexibel in agendabeheer en kun je snel schakelen. Dat geen dag hetzelfde is, geeft jou juist energie. Wat we verder van je vragen:

- Je hebt minimaal een mbo 4-diploma en bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd.
- Je hebt ervaring als managementondersteuner, managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.
- Je hebt goede beheersing van standaard kantoorapplicaties en systemen, zoals Microsoft Office.
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands én Engels.
- Je bent goed in communiceren; of dat nu met de directeur, een afdelingshoofd of de schoonmaker is.

- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen. - Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure. - Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend. - Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. - Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen. - Thuiswerken is niet mogelijk.