Ben jij een ervaren professional die graag een sleutelrol speelt binnen het dynamische managementteam (MT) van de directie Communicatie? Als directiesecretaris ben je de rechterhand van de directeur en het MT. Je zet je in voor een soepel besluitvormingsproces en geeft advies over verschillende onderwerpen die zowel binnen de directie spelen als ook (inter)departementaal de organisatie raken.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaris heb je een veelzijdige rol. Je zorgt ervoor dat het proces van afstemmen en beslissen binnen de directie soepel verloopt. Dit doe je door het jaarplan van de directie op te stellen en de voortgang hiervan te bewaken. Ook houd je overzicht op en inzicht in de financiële situatie van de directie. Je bewaakt de uitvoering van beslissingen die in het MT zijn genomen. Dit doe je door het opvolgen van acties. Met jouw duidelijke communicatie en goede informatievoorziening ben je een verbindende factor binnen en buiten de directie. Ook vertegenwoordig je de directie in overleggen over bijvoorbeeld de bedrijfsvoering en interne organisatie binnen het ministerie van Financiën.
Je geeft het managementteam advies over besluiten, de uitvoering daarvan en de dienstverlening van de directie. Dit advies geef je zowel gevraagd als ongevraagd. Daarbij let je altijd op het doel en de reden achter de beslissingen. Je bereidt ook vergaderingen voor waar de directeur bij betrokken is, denk aan bijvoorbeeld het wekelijkse MT-overleg. Dit doe je in samenwerking met de betrokken collega’s.

Wie ben jij?
Je haalt voldoening uit een rol waarin je overal bij betrokken bent en actief kunt bijdragen. Je onderscheidt snel hoofdzaken van bijzaken en geniet ervan om van veel onderwerpen iets te weten. Samen met het managementteam zorg je ervoor dat de directie optimaal haar werk kan doen.
Als directiesecretaris ben je proactief en kan je goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je bent niet bang om gesprekken te starten, maar je kan ook goed luisteren en ziet snel wat er in je omgeving speelt. Je kunt situaties goed analyseren, oplossingen bedenken en snel schakelen als het nodig is. Je bent een aanpakker die goed kan plannen en organiseren en daarbij secuur werkt. Verder ben je sterk in het maken van verbinding met andere afdelingen. Kennis van de (Rijks)overheid en uitvoeringsorganisaties is een pre. 

Jouw taken:

• Je zorgt dat het proces van afstemmen en beslissen binnen de directie soepel verloopt.
• Je geeft het MT gevraagd en ongevraagd advies over besluiten en de uitvoering daarvan.
• Je bereidt overleggen voor waar de directeur aan deelneemt.
• Je vertegenwoordigt de directie in (inter)departementale overleggen.
• Je houdt overzicht op taken en opdrachten waar de directie intern voor aan de lat staat, zoals bijvoorbeeld informatiehuishouding en privacyregels.

• Je hebt wo-werk- en denkniveau, met een achtergrond in bijvoorbeeld bedrijfskunde, economie, management, bestuurskunde of een andere relevante richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in bedrijfsvoering, advisering en coördinerende taken.
• Je hebt affiniteit met of belangstelling voor de verschillende vakgebieden binnen de directie Communicatie.
• Je bent een verbinder en kunt goed coördineren.
• Je bent sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Je kent het beleid en de ambtelijke en politieke spelregels, verhoudingen en belangen.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele geaardheid. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. Heb je vragen over diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie in relatie tot deze vacature, neem dan contact op met de recruiter vermeld bij deze vacature.

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• De eerste ronde sollicitatiegesprekken staat gepland op 24 augustus.
• Bij veel reacties kunnen we de vacature eerder sluiten dan de genoemde sluitingsdatum. Wacht daarom niet tot het laatste moment met solliciteren.
• Doe je een beroep op een voorrangspositie? Stuur dan ook een kopie van de kennisgeving mee.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• Bij het vervullen van deze functie word je (mogelijk) aangewezen als insider op grond van het personeelsreglement Financiën. Met het oog op het verbod op handel met voorkennis en het voorkomen van financiële belangenverstrengeling is het bezit van en/of de handel in effecten (zoals aandelen en obligaties) van sommige ondernemingen niet toegestaan. Wil je weten wat dit voor jou betekent. Neem dan contact via [email protected]
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.
• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.