Ben jij iemand die overzicht houdt waar anderen het spoor bijster raken? Die energie krijgt van schakelen tussen strategie en uitvoering, en plezier haalt uit het verbinden van mensen en ideeën? Dan zoeken we jou.

Als directiesecretaris ben jij het kloppende hart van de directie. Je zorgt dat besluiten worden genomen en goed worden uitgevoerd. Je bent sparringpartner voor de directeur, vraagbaak voor het MT en de stille kracht achter een goed lopend proces.

Een greep uit werkzaamheden:

Spin in het web

Als directiesecretaris ben je een belangrijke schakel binnen de directie en daarbuiten. Je weet wat er speelt op de werkvloer en vertaalt dit naar een advies voor het management. Je stroomlijnt bestuurlijke vraagstukken. Jouw input bij inhoudelijke, procedurele en procesmatige aangelegenheden is essentieel, waarbij je een coördinerende rol hebt. Je verbindt interne en externe partijen en zorgt dat samenwerking tot resultaten leidt.

MT vergaderingen en agenda

De directiesecretaris zorgt ervoor dat de vergaderingen soepel en gestructureerd verlopen. Je zorgt voor een goede (inhoudelijke en procesmatige) voorbereiding, overlegt wekelijks met de directeur over de te agenderen onderwerpen en zorgt voor verslaglegging. Je zorgt ervoor dat de MT-besluiten helder en uitvoerbaar zijn.

Kaders van besluitvorming bewaken
Je houdt oog op navolging van de genomen besluiten. Je kent het klappen van de zweep en weet hoe plannen op verschillende niveaus goedgekeurd en uitgewerkt moeten worden. Soms wordt hierin ook een beroep gedaan op jouw schrijfvaardigheid. Bijvoorbeeld wanneer je de vraag krijgt om de eerste aanzet tot een memo of een plan op te zetten, of juist de laatste check te doen en de puntjes op de i te zetten.

Ondersteunen bij organisatieveranderingen

Je ondersteunt de directeur en het MT bij het doorvoeren van organisatieveranderingen, door middel van advies en met aandacht voor de betrokkenheid van de medewerkers.

Informatiehuishouding

Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor de informatiehuishouding van de directie. Een belangrijke taak, zeker in het kader van de verplichte transparantie van de overheid. Je helpt de directie koers te houden door informatie te ordenen en de rode draad te bewaken.

Wat vragen wij van jou?

• Je hebt een universitair werk- en denkniveau en minimaal een HBO-opleiding afgerond;
• Je heb ruime ervaring in een vergelijkbare rol, liefst in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Bestuurssensitiviteit: je voelt feilloos aan wat speelt, ook tussen de regels door, met gevoel voor verhoudingen en verantwoordelijkheden;
• Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden, waarmee je mensen en belangen bij elkaar brengt;
• Organisatievermogen: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en weet wanneer je moet doorpakken, voordat het gevraagd wordt. Anderen leunen op jouw organisatietalent;
• Oordeelsvorming / analytisch vermogen: je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en houdt overzicht in complexe vraagstukken.