De directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) is op zoek naar een energieke en doortastendedirectiesecretaris.

In deze rol ben je de verbindende schakel tussen het managementteam (MT), het team managementondersteuners en de bredere directie. Jij zorgt dat processen soepel verlopen, dat het MT optimaal functioneert en dat het team zich blijft ontwikkelen. Krijg jij energie van organiseren, coördineren én leidinggeven in een dynamische omgeving? Dan is dit een functie die bij jou past.

Ondersteuning van het MT
Je bent als directiesecretaris de vraagbaak als het gaat om zaken rondom het MT voor zowel binnen de directie FEZ als daarbuiten. Het verbinden van onderwerpen aan concrete agendapunten, het uitzetten en ophalen van informatie binnen de directie en een sparringpartner zijn voor zowel het MT als medewerkers zijn over het algemeen de taken die je uitvoert.
Als directiesecretaris ben jij de schakel tussen het MT, het secretariaat, de directie en andere collega’s binnen het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Als directiesecretaris ondersteun je het MT, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Je bereidt de MT-vergaderingen voor, zorgt voor een goede agenda, het verslag en denkt daarbij ook inhoudelijk mee. Je houdt de actie- en besluitenlijst bij, monitort de uitvoering van alle actiepunten en de communicatie daarover. Je coördineert ook annotaties voor de VWS-brede en Rijksbrede gremia waar MT-leden de directie vertegenwoordigen (bijvoorbeeld BR, IOFEZ ). Jij leest de stukken en zet deze uit bij de juiste contactpersonen binnen de directie om deze te laten voorzien van een annotatie. Jij coördineert de totale annotatie en zorgt dat deze tijdig bij het MT wordt aangeleverd.

Organisatieontwikkeling directie FEZ
De financiële functie binnen VWS heeft in 2025 een herinrichting ondergaan. Hierbij is de directie FEZ ook gereorganiseerd. Door initiatieven te ontwikkelen, andere collega’s te inspireren en activiteiten te organiseren draag jij bij aan het realiseren de doelstellingen van de directie en het laten slagen van de nieuwe manier van werken. Bovendien heb jij een belangrijke rol in het organiseren van een goede landing van nieuwe medewerkers bij onze directie.
Daarnaast borg je de uitvoering van verschillende acties op het gebied van bredere organisatieontwikkeling, zoals acties die voortvloeien uit het Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO). Tevens stelt de directiesecretaris in samenwerking met het MT het jaarplan van FEZ op voor het aankomende jaar.

Teamleider managementondersteuning
Je geeft leiding aan het team van managementondersteuners en hebt de personele en functionele verantwoordelijkheid voor de betrokken collega’s. Je bent verantwoordelijk voor de logistieke, administratieve/secretariële dienstverlening, managementondersteuning en (op termijn) bedrijfsvoering van de directie. Je geeft richting aan de secretariële en administratieve ondersteuning door het plannen en begeleiden van de inzet en het bewaken van de geleverde kwaliteit en de voortgang.

Je bent een verbinder en signaleert en agendeert wat nodig is om de directie goed te laten functioneren, zowel op organisatorisch, als op het mensgerichte vlak. Je vindt het leuk om een goed netwerk op te bouwen, zowel binnen de directie als binnen VWS. Daarnaast speel je een initiërende rol bij verbindende, directiebrede activiteiten.

Kortom een veelzijdige functie met veel ontwikkelmogelijkheden.

• Je hebt een hbo- of universitaire opleiding afgerond;
• Je bent een proactief en kunt prettig samenwerken in een team;.
• Je houdt de planning en deadlines in de gaten zonder star te worden en kunt flexibel inspelen op onverwachte situaties;
• Je hebt affiniteit met het initiëren en organiseren van verbindende activiteiten.

Herken jij jezelf hierin?

Je bent een verbinder die energie krijgt van regelen en organiseren, maar ook de rust en structuur bewaakt. Je bent sterk in communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, en weet anderen mee te krijgen met overtuigende argumenten. Je bouwt gemakkelijk een netwerk op binnen en buiten FEZ en benut dit om resultaten te behalen. Daarbij ben je je steeds bewust van de bestuurlijke en politieke omgeving waarin je werkt.

• Meer weten over de functie, de uitdagingen en ons team? Bel gerust met Hans Leenders, directeur FEZ op 06 15 03 82 83 of mail via [email protected]. 
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.