De directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) is op zoek naar een ervaren directiesecretaris die een centrale rol speelt in de ondersteuning en verdere ontwikkeling van de directie. In deze functie werk je nauw samen met de directeur en het managementteam (MT) en lever je een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde en toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Het stafbureau valt direct onder de directeur WJZ en bestaat uit twee managementondersteuners, twee juridisch ondersteuners en een directiesecretaris. Samen zorgen jullie voor een soepele ondersteuning van de directie. Jij hebt hierin een coördinerende en verbindende rol en werkt dagelijks samen met zowel de juristen van WJZ als je collega’s binnen het stafbureau.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaris vervul je een sleutelrol binnen de directie. Je bent de rechterhand van de directeur en het MT op het gebied van bedrijfsvoering. Je zorgt voor overzicht, structuur en samenhang en draagt bij aan het soepel laten verlopen van processen.
Je schakelt actief met andere directiesecretarissen binnen OCW en met collega’s van onder andere financiën en personeelszaken. Je signaleert ontwikkelingen, kansen en risico’s en vertaalt deze naar concrete acties.

Je werkzaamheden richten zich op de volgende gebieden:

Organisatie en bedrijfsvoering

• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de wekelijkse MT-vergaderingen; agendering, uitnodigen gasten, verslaglegging en opvolging van afspraken en acties.
• Je volgt relevante ontwikkelingen die impact hebben op de organisatie en werkwijze van WJZ, zoals op het gebied van formatie, financiën, personeel, huisvesting en ICT.
• Je doet voorstellen voor verbetering van werkprocessen en de inrichting van de organisatie.
• Je zorgt ervoor dat de medezeggenschap tijdig en zorgvuldig wordt betrokken.
• Je bewaakt, samen met de financieel adviseur, het budget en de planning- en controlcyclus.
• Je stelt de jaarlijkse managementafspraken op en bewaakt de voortgang en verantwoording.
• Je coördineert de jaarplanning, bewaakt de uitvoering en stelt verantwoordingsrapportages op.
• Je verzorgt periodieke managementrapportages voor de directeur.

Informatiehuishouding en inkoop

• Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige archivering en ontsluiting van documenten en vergaderstukken.
• Je draagt zorg voor actuele en toegankelijke informatievoorziening via het intranet.
• Je fungeert als inkoopcoördinator voor de directie, in afstemming met de financieel adviseur.

Personeelszaken

• Je stuurt het stafbureau aan, coacht medewerkers en zorgt voor een evenwichtige werkverdeling. Je hebt de p-verantwoordelijkheid over de medewerkers op het stafbureau.
• Je werkt zelf actief mee en springt bij waar nodig.
• Je bewaakt een gezond, veilig en prettig werkklimaat.
• Je zorgt voor een goede ondersteuning van werving- en selectieprocedures.
• Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige on- en offboarding van medewerkers.
• Je bent aanspreekpunt voor het MT voor PIOFHA-vraagstukken.
• Je organiseert samen met het stafbureau directiebijeenkomsten en andere evenementen.

• je hebt een academisch werk- en denkniveau;
• je hebt ervaring met het (functioneel) aansturen van teams;
• je hebt kennis van en ervaring met bedrijfsvoering en ondersteunende processen (personeel, financiën, huisvesting, ICT, facilitair, informatievoorziening, inkoop, enz.) en hebt er plezier in die te optimaliseren;
• je bent nauwkeurig en accuraat en kunt goed plannen en organiseren. Je bent organisatiesensitief en hebt een goed gevoel voor verhoudingen;
• je bent stressbestendig, doortastend, oplossings- en resultaatgericht;
• je bent een communicatief vaardige teamspeler, die doorwerkt als het moet en relativeert als het kan.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats bij ons kantoor in Den Haag.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen worden overgenomen met behoud van de huidige contractvorm.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.