Heb jij een goede pen, ben jij een echte verbinder en vind je het leuk om in een hecht team met diverse taken en rollen aan de slag te gaan? Reageer dan vooral!
Het team staf bestaat, naast de directiesecretarissen, uit een aantal secretaresses en adviseurs op het gebied van productieregie, informatievoorziening, data(steward), ketensamenwerking en ondersteuning IND Caribisch Nederland. Al met al een mooi divers, vakkundig, betrokken en vooral gezellig team van zo’n 30 collega’s om het MT RVN in de volle breedte te ontzorgen.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om doortastende professionals die belangen kunnen afwegen in een voortdurend veranderende omgeving.
“Een typische dag in het leven van een directiesecretaris omschrijven? Dat is best lastig, want misschien wel een van de mooiste aspecten van deze functie is dat geen dag hetzelfde is. Om toch een poging te wagen, zou de dag er als volgt uit kunnen zien: ‘s-Ochtends begint je dag met een overleg met de managers van een klantgroep over de tijdigheid van de productie. Je zorgt voor vastlegging van de gemaakte afspraken. Dan schuif je aan bij de dagstart met je collega’s, die is fysiek vandaag want het is maandag (en ook donderdag treffen we elkaar op kantoor). Naast even bijkletsen, gebruik je dit moment om eventueel een hulpvraag te stellen bij een knelpunt in je planning, of om tips uit te wisselen als iemand tegen een dilemma aanloopt. In de middag heb je een overleg met de collega’s van communicatie om de volgende nieuwsbrief voor te bereiden en de lijnen uit te zetten voor de Roadshows. Dan valt je oog op een vraag van de hoofddirectie in de stafmailbox met een mediagevoelige zaak. Dat betekent even laten liggen waar je mee bezig was en met spoed zorgen dat medewerkers van RVN en DV samen in goed overleg de zaak oppakken. Dan ziet de rest van je dag er ineens weer anders uit dan gepland.”
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Je bent dienstverlenend in de zin van het ontzorgen van de MT-leden bij al hun dagelijkse werkzaamheden. Bijvoorbeeld door het opstellen van annotaties voor diverse overleggen;
- Je bent secretaris van een aantal bijeenkomsten binnen RVN, tussen directies of de IND en haar ketenpartners. In die hoedanigheid bereid je met de stakeholders de agenda voor, draag je zorg voor tijdige (inhoudelijke) voorbereiding, zorg je voor beknopte verslaglegging en hou je zicht op de uitvoering;
- Je bent resultaatgericht en meer specifiek kun je toewerken naar concrete resultaten, collega’s aansturen in het nakomen van afgesproken acties, problemen signaleren en meedenken over oplossingen. Kortom, jij bent de regisseur van dat overleg;
- Je adviseert gevraagd en ongevraagd over de onderwerpen die jij in portefeuille hebt. Je fungeert hierin binnen en buiten de directie als schakelkast. Je bent daarin een echte spin in het web;
- Je bouwt actief aan een persoonlijk netwerk om snel zaken af te kunnen stemmen, je legt gemakkelijk verbinding met de collega's binnen RVN en andere directies ten behoeve van samenwerking over de directiegrenzen heen;
- Je hebt een ‘goede pen’; je drukt je schriftelijk goed uit en stemt de boodschap qua inhoud en stijl af op de ontvanger. Dit vertaalt zich in korte en heldere adviezen, duidelijke nota’s en aantrekkelijke presentaties. Ook mondeling kun je je ideeën goed verwoorden;
- Je hebt een innovatieve blik om tot creatieve oplossingen te komen.
De invulling van de rol als directiesecretaris is een generieke maar wel met een verantwoordelijkheid voor een paar portefeuilles. De portefeuilles worden afhankelijk van piekmomenten of tussentijdse opdrachten ook nog wel eens herijkt en zijn dus niet in beton gegoten. Op dit moment zoeken we vooral een nieuwe collega met de rol als:
- secretaris van het managementteam van de klantgroep Nareis om in nauwe samenwerking met een collega secretaris deze grote klantgroep (onder aansturing van twee tactisch managers) te ondersteunen;
- regisseur en soms redacteur om, samen met de adviseurs vanuit Corporate Communicatie de doelen uit het Communicatieplan verder te realiseren;
- secretaris en regisseur op diverse HR-portefeuilles.