Werken bij een grote, maatschappelijk betrokken organisatie, dat vind je bij het COA. Iedere dag staan we op onze locaties in heel Nederland klaar om asielzoekers op te vangen. Voor de Directie Opvang en Begeleiding (O&B) zoeken wij een Directiesecretaris die de directeur adviseert en verbindend optreedt tussen alle organisatieonderdelen.
Als directiesecretaris heb je een procesmatig, inhoudelijk ondersteunend en adviserende rol. Het is een brede rol, waarin je als alleskunner en energiek persoon aan de slag bent op het snijvlak van uitvoering, beleid en bestuur. In deze functie weet je je weg te vinden in het complexe speelveld van het COA. Je bent in staat om gevraagd en ongevraagd advies te geven over besluiten en uitwerkingen binnen de directie, waarbij je de juiste toon weet aan te slaan. Je zet nieuwe werkzaamheden op, neemt soms deel aan projecten, of bent secretaris van een breed overleg. Je draagt zorg voor het evalueren, bespreken en eventueel bijsturen van de uitwerking van het beleid.
Als directiesecretaris denk je, adviseer je en acteer je vanuit de visie van de directeur. Je staat de directeur en het MT bij met raad en daad en kijkt en handelt vanuit zowel het lokale-, directie-, maar ook het organisatiebelang.
Concrete zaken die tot het takenpakket van een directiesecretaris behoren zijn:
- Verzorgen van de dagelijkse inhoudelijke & organisatorische ondersteuning van de directeur zodat hij in staat is om zijn werk te doen, richting te geven en besluiten te nemen.
- Verzorgen van de coördinatie en inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en het voorbereiden van besluitvorming door managementteam O&B en directieteam COA.
- Ondersteunen en adviseren van de benodigde ontwikkelingen, aanpak en implementatie binnen de directie O&B. Denk hierbij aan uitvoeringstoetsen of een bijdrage aan het verandermanagement.
- Bijdragen aan het opstellen van jaarplannen van de directie, de verantwoording via rapportages en het bewaken van de opvolging van acties die daaruit voortvloeien.
- Ondersteunen van de contracteigenaar van alle strategische opvangcontracten (denk aan beveiliging, bewonersvervoer, schoonmaak etc.).
- Advies en ondersteuning op inhoudelijke portefeuilles van de directie, zoals integrale veiligheid of kwaliteitskader.
- Kortdurend regie voeren op dossiers, projecten en thema’s, zowel binnen het COA als in de vreemdelingenketen. En zorgen dat een exit strategie naar de juiste functionaris wordt gemaakt.
- Het mede-organiseren van verschillende management-bijeenkomsten zowel binnen de directie als het hoger management van het COA.
- Onderhouden van contact met andere staffuncties van het COA.
- Verzorgen van communicatie namens de directeur of optreden als liason richting corporate communicatie.
Binnen het team worden de “portefeuilles” en werkzaamheden verdeeld. Naast structurele taken pak je ook ad hoc dossiers op of bijvoorbeeld in het kader van de groei-opgave van het COA meer de organisatie ontwikkelingskant. Om jouw werk goed uit te kunnen voeren bouw je een breed intern netwerk op.