Doel van de werkzaamheden
De directiesecretaris ondersteunt de directie in de dagelijkse werkzaamheden en fungeert als spil tussen de directie, de organisatie en externe partijen. De rol is primair gericht op het organiseren, structureren en coördineren van besluitvormingsprocessen, zodat de directie effectief en doelgericht kan functioneren. Tevens is de directiesecretaris verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en bewaken van de werkplanning van de directie, het beheren van documenten en managementinformatie, en het verlenen van actieve ondersteuning bij diverse overlegvormen.
Daarnaast draagt de directiesecretaris bij aan kennismanagement, fungeert als aanspreekpunt voor financiële zaken en HR-ondersteuning binnen de directie en coördineert het secretariaat.
De directiesecretaris begrijpt de inhoudelijke thema’s waar de organisatie zich mee bezighoudt en kan deze goed overzien, maar heeft niet de rol van inhoudelijk adviseur. In plaats daarvan vertaalt hij/zij de inhoud naar een goed voorbereide en efficiënte besluitvorming en zorgt voor een soepele doorvertaling binnen de organisatie.
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
- Zorgdragen voor een gestructureerde agenda- en vergadercyclus, inclusief het bewaken van deadlines en afspraken;
- Het voorbereiden, coördineren en vastleggen van besluitvormingsprocessen;
- Het signaleren van relevante ontwikkelingen en zorgen dat de juiste informatie tijdig bij de directie en betrokkenen beschikbaar is;
- Het monitoren van opvolging van besluiten en acties;
- Vraagbaak zijn voor de afdeling en externe partijen, en zorgen voor duidelijke en tijdige communicatie;
- Coördineren en aansturen van het secretariaat, inclusief het waarborgen van een effectieve ondersteuning van de directie en afdeling;
- Vertegenwoordigen van de directie/afdeling in diverse gremia, overlegstructuren en werkgroepen;
- Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders op operationeel niveau.
De directiesecretaris combineert organisatorische en communicatieve vaardigheden met een goed begrip van de inhoud. De directiesecretaris kent de thema’s, kan deze overzien en er intern effectief op acteren. Waar de tactisch adviseur zich richt op de beleidsmatige en inhoudelijke koers, zorgt de directiesecretaris ervoor dat dit proces organisatorisch en procesmatig soepel verloopt. De rol is daarmee complementair aan die van de tactisch adviseur.
Werkzaamheden
Agendabeheer en correspondentie:
- Beheren van de agenda's van de directieleden;
- Inplannen van afspraken, vergaderingen en evenementen organiseren;
- Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie namens de directie;
- Prioriteren van belangrijke correspondentie en deze doorsturen naar de juiste personen.
Vergaderbeheer en rapportage:
- Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en het versturen van uitnodigingen;
- Notuleren van vergaderingen en opstellen van verslagen;
- Verzamelen van informatie en gegevens voor rapportages en presentaties;
- Opstellen van (concept)teksten voor rapporten, memo's en andere zakelijke documenten.
Dossiervorming en archivering:
- Beheren van documenten, dossiers en archieven van de directie;
- Zorgen voor de vertrouwelijkheid en veilige opslag van gevoelige informatie;
- Registreren en archiveren van inkomende en uitgaande documenten volgens de geldende procedures in DIGIdoc.
Ondersteuning bij projecten en evenementen:
- Assisteren bij de planning en organiseren van speciale projecten en evenementen;
- Verzamelen van informatie en materialen voor presentaties en workshops i.s.m. communicatie.
Communicatie en relatiebeheer:
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
- Onderhouden van professionele relaties met andere afdelingen, externe organisaties en belanghebbenden;
- Verstrekken van informatie en beantwoorden van vragen van medewerkers en externe partijen de functiehouder is de vraagbaak over diverse onderwerpen.
Portfolio proces beheer: - Governance en boards portfolio forum beheren en faciliteren;
- Voorzitten projectportfolio overleg;
- Portfolio forecasting, accountability tracking en besluitenlijst delen;
- Maken van de 6 wekelijkse cadans planning en aanhaken stakeholders;
- Verzamelen stukken en klaarzetten voor review;
- KPI’s in de gaten houden, prestaties meten en projectresultaten/-mijlpalen rapporteren;
- FCC bijhouden en portfolio rapportages opstellen;
- Strategische afstemming en portfolio planning;
- Resource en financiële management discussies faciliteren;
- Identificeren van strategische gaten in resources of uitgaven in portfolio;
- Risico tracking en escalatie management.
Administratieve ondersteuning:
- Bijhouden van het register van vergaderingen, besluiten en actiepunten.
Overige taken:
- Fungeren als verbindingspersoon tussen de directie en andere afdelingen binnen het ministerie;
- Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van efficiënte werkprocessen en procedures;
- Deelnemen aan interne vergaderingen en werkgroepen als vertegenwoordiger van de directie.
- Afstemming met de ambtelijk secretaris over stukken, agenda en verzoeken vanuit de OR