Binnen ASA zoeken we iemand die energie krijgt van het uitvoeren van verschillende ondersteunende taken en die het leuk vindt mensen te helpen en te ondersteunen. We willen samen met je kijken hoe we jouw talenten kunnen inzetten bij onze Directie.

Let op: het gaat om een banenafspraak functie. Check hier of je aan de eisen voldoet om te kunnen solliciteren.

Jouw werkzaamheden
Wij denken bij deze functie aan een ondersteunende rol met verschillende, maar ook vaste werkzaamheden. Dit zouden de volgende werkzaamheden kunnen zijn:

• Secretariële ondersteuning: je beheert en organiseert agenda’s van verschillende collega’s en je plant afspraken, deze afspraken kunnen qua grootte variëren van 2 tot 20 personen, voor het overleg plan je de vergaderruimte en als het nodig is de catering.
• Overleg-ondersteuning: hiermee bedoelen we de secretariële rol waar je vergaderingen plant, vergaderzalen reserveert en uitnodigingen verstuurt, dit zijn overleggen van verschillende grootte. Afhankelijk van het soort overleg kun je hierbij aanwezig zijn en maak je in overleg met de collega een verslag en/of actielijst, de actielijst houd je dan actief bij. Het schrikt je niet af als je mensen moet bellen.
• Signalering: je zoekt zelfstandig en actief evenementen en bijeenkomsten uit de beschikbare informatie die raakvlak hebben met het werk en onderwerpen die de directie raken.
• Evenementen en bijeenkomsten: In samenwerking met de beleidsadviseur organiseer je kleine, middelkleine en wellicht ook grotere evenementen, je plant in afstemming een datum en reserveert de (externe) locatie en wat op locatie nodig is om een evenement te laten slagen. Ook bij interne bijeenkomsten plan en organiseer je de praktische zaken zoals locatie en logistiek en hebt overzicht op het proces.
• Overzicht creëren: als het nodig is maak je een overzicht of lijst met acties en afspraken. In mappen van het informatiesysteem houd je zicht op wildgroei en corrigeert dit door de medewerker hierover te informeren.
• Ondersteuning nieuwe informatiesysteem: in 2027 werken we bij ons ministerie met een nieuw informatiesysteem. Je leert in eerste instantie alle ins en outs van dit systeem zodat je kunt meedenken over werkafspraken waar de directie mee gaat werken en het vastleggen van deze werkafspraken. Je assisteert collega’s die hulp nodig hebben om in het nieuwe systeem te kunnen werken en waar kan, draag je zorg voor correcte registratie en maakt werkmappen in het systeem. Als je het systeem voldoende kent, geef je nieuwe medewerkers een korte bureautraining over hoe het systeem werkt.

Bij alle werkzaamheden kijken we regelmatig samen hoe het gaat en of het nodig is om werkzaamheden aan te passen.

Meer informatie of persoonlijk contact?
Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Wil je eerst meer informatie over het team of de werkzaamheden? Bel of mail met Taede Tillema, Coördinerend/Specialistisch Adviseur, via 06 46 86 64 79 of [email protected].

Je hebt wat werkervaring en je vindt het leuk om te werken met afwisselende taken. Je bent nieuwsgierig en je vindt het leuk om (nieuwe) dingen uit te zoeken. Het organiseren van kleine, middelgrote en grotere evenementen en vergaderingen is wat jij kunt of denkt te kunnen. Je Nederlandse taalvaardigheid is goed. Naarmate je wat langer bij ons werkt, kun je steeds zelfstandiger werken en zal je steeds meer de verantwoordelijkheid voor je taken op je nemen. Je durft vragen te stellen en je zoekt uit jezelf de juiste collega op die je nodig hebt. Je vindt het leuk om samen te werken en je wilt werkzaamheden steeds meer verbeteren. Met je buddy of p-verantwoordelijke stem je regelmatig af om de kwaliteit van de ondersteuning door te ontwikkelen.

Wat moet je nog meer weten?

• De directie werkt op een open werkvlek. Een afgesloten kamer is aanwezig.
• Afspraken maken over thuiswerken is mogelijk.
• Als je hulpmiddelen nodig hebt om je werk uit te voeren kijken we samen naar wat je nodig hebt om dit te kunnen doen.

Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief. We lezen in je brief graag een antwoord op de volgende vragen. Probeer dit zo beknopt mogelijk te antwoorden (max. 200 woorden per vraag).

1. Wat heb jij nodig om je werk goed te kunnen doen?
2. Waarom ben jij de geschikte kandidaat voor deze functie?

Tip: Vraag je omgeving om hulp. Denk hierbij aan familie of bijvoorbeeld je werkcoach van de gemeente, re-integratiebureau of het UWV.

Let op: deze functie is uitsluitend bedoeld voor kandidaten die geregistreerd staan in het doelgroepenregister. Dit betekent dat je valt onder de Banenafspraak of daarvoor in aanmerking komt, bijvoorbeeld via de Praktijkroute. Neem bij twijfel of vragen over de Banenafspraak contact op met Lisa van Slingerland, Adviseur Bedrijfsvoering, via [email protected].

• Je standplaats is Rijnstraat 8, 2515XP te Den Haag.
• De selectiegesprekken vinden plaats op nader te bepalen data.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Begeleiding op de werkvloer
Bij ons geloven we dat goede begeleiding het verschil maakt. Daarom bieden we extra ondersteuning om jou snel thuis te laten voelen en je volop te laten groeien. Als je bij ons begint, word je gekoppeld aan een buddy.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.