Als Coördinerend Secretaris Open Overheid ondersteun je de afdeling Open Overheid op het gebied van processen, planning, besluitvorming en doorontwikkeling van de afdeling en het programma. Je ondersteunt teamleden in het brengen van structuur en proces in trajecten. Je houdt je bezig met Teamontwikkeling, Planning & Monitoring, P&O, Inkoop, Financien. Deze rol is een combinatie van procesmatige ondersteuning en strategische advisering. Je bereidt overleggen voor, stemt dit af met de manager en zit interne vergaderingen voor.
Je houdt samen met de manager overzicht op alles wat er speelt binnen het onderdeel openbaarheid en kunt schakelen op strategisch en operationeel niveau als er iets nodig is. Het is aan jou om het grote palet aan projecten, hun inhoud en de eventuele gevoeligheden snel eigen te maken. Daarbij is het jouw primaire taak om zorg te dragen voor de samenhang daartussen en de verschillende besluitvormingsprocessen. Bij nieuwe ontwikkelingen of actualiteiten informeer jij direct het afdelingshoofd over relevante kansen en risico’s. Je werkt intensief samen met collega’s die zich meer bezighouden met beleid en expert zijn op de inhoud. Zo zorg je ervoor dat interdepartementale en interbestuurlijke overleggen goed zijn voorbereid en stukken door de inhoudelijke collega’s tijdig worden aangeleverd.
Je bent vaak het tussenstation tussen de diverse inhoudelijke teamleden en het afdelingshoofd, waarbij je stukken controleert en waar nodig optimaliseert en strategische elementen toevoegt. Je coördineert jaarplannen, rapportages en strategische plannen. Je stimuleert de onderlinge verbinding tussen onderdelen en draagt bij aan de integraliteit en samenhang van de diverse activiteiten van het programma. Jij weet wie je op welk moment moet aanhaken om af te stemmen, zodat relevante stakeholders goed zijn betrokken en stukken soepel geaccordeerd kunnen worden.
Daarnaast ben je vliegende keep voor het team als er gaten vallen. Je springt in om collega’s te ondersteunen of neemt soms tijdelijk projecten onder je hoede. Daarnaast is het ook mogelijk dat je meewerkt aan de inhoudelijke projecten met grote bestuurlijke belangen of strategische risico’s.
Je schrijft zelf ook stukken, annotaties en schrijft mee aan Kamerbrieven, waar nodig schakel je met secretariaten en je draait je hand niet om voor het opstellen van agenda’s, uitwerken van een overleg of het maken van een planning of PowerPoint. Voorbereiden en coördineren van rapportages en een goede P&C cyclus en afstemmen met collega’s binnen het team bedrijfsvoering, is een belangrijk deel van je taak.
Tot slot stuur je een (junior) secretaris aan; samen verdelen jullie het werk. Je staat ten dienste van het Kernteam, dat bestaat uit het afdelingshoofd en de vijf cluster coördinatoren. Je bent vaak een eerste aanspreekpunt voor collega’s bij problemen of vragen.
Een greep uit de brede werkzaamheden:
- Voorbereiding teamoverleggen en teamdagen en het voorzitten daarvan
- Jaarplanning, mijlpalenoverzicht en voortgangsrapportages ontwikkelen en bijhouden
- Meedenken over teamontwikkeling, teamopbouw en organiseren werving en selectie
- Voorbereidingen van gremia coördineren, indien nodig het coördineren en opstellen van annotaties voor de manager
- Presentaties voor MT en andere besluitvorming voorbereiden
- Financiën en Personeelsoverzichten bijhouden