Vergaderingen voorbereiden, administratief werk oppakken en een coördinerende, ondersteunende en signalerende rol vervullen: dat is waar jij energie van krijgt. Ben jij de contractsecretaris van het Rijksbrede kernteam die binnen het Rijksoverheid Datacenter (RODC) en de datacenters van Rijkswaterstaat versterkt? Lees snel verder!

Let op: het gaat om een banenafspraak-functie. Check hier of je aan de eisen voldoet om te kunnen solliciteren.

Hoe jij bijdraagt
Als contractsecretaris maak je onderdeel van het kernteam, en ben je ondersteunend aan het kernteam van het Rijksoverheid Datacenter. Voor het team verricht je organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Jouw werkzaamheden

• Je hebt een coördinerende, ondersteunende en administratieve rol voor diverse vergaderingen. Voor de vergaderingen bereid je een presentatie voor, onder andere door stukken te verzamelen en te verwerken in de presentatie.
• Je stelt notulen van de vergaderingen op en laat deze reviewen, distribueren en archiveren.
• Je onderhoudt en beheert de SharePoint-pagina. Hierin verwerk je diverse documenten van het centrale kernteam, zoals contractstukken, de contactpersonenlijst en de jaarplanning.
• Je houdt van dossiers een actielijst, de status en behandeling bij.
• Je hebt een coördinerende rol voor standaard wijzigingscyclussen van diverse contractstukken. Denk hierbij aan het coördineren van reviewrondes en ondertekening van stukken.

De ontwikkelingen intern en extern volgen elkaar razendsnel op. Hierin voel jij je thuis en vervul je een signalerende functie. Dit doe je door het opbouwen van een netwerk binnen de overheid en kennis op te doen over de dienstverlening Datacenters. Jij denkt daarin graag mee en je levert een proactieve bijdrage. Verder kan jij jezelf ontwikkelen, zodat je na een inwerkperiode kan meewerken aan projectmatige vraagstukken.

Jouw team en werkomgeving
Als contractsecretaris werk je samen met het multidisciplinaire Rijksbrede kernteam Datacenter. Dit kernteam bestaat uit zes specialisatiegebieden en is verspreid over meerdere departementen. Doordat het team verspreid is, is het belangrijk dat er actief verbinding met elkaar wordt gezocht, en dat je elkaar helpt wanneer dat nodig is. Als contractsecretaris zal je hierin een belangrijke bijdrage leveren.

Je werkt vanuit huis of op kantoor in Rijswijk (ZH). Verder vinden de vergaderingen plaats op diverse locaties, indien het kan en waar nodig ben je daarbij aanwezig. Hierbij willen wij graag rekening houden met jouw belastbaarheid en maken wij samen afspraken. Je werkt nauw samen met je collega's en stemt dagelijks met elkaar af. Je vind het dan ook geen probleem om hiervoor bereikbaar te zijn.

Meer weten?
Weet je niet zeker of de werkzaamheden bij jou passen? Ben je benieuwd in wat voor team je terechtkomt? Neem gerust contact op met Carola Klompenburg, senior contractmanager, via 06 50 18 66 42. Zij vertelt je graag over de afdeling, het team en de werkzaamheden.

Wil je eerst meer weten over de mogelijkheden van werken bij Rijkswaterstaat? Volg dan de link en lees meer over onze verschillende vakgebieden en kijk interviews met jouw toekomstige collega's!

• Je hebt minimaal werk- en denkniveau mbo-niveau 4, bij voorkeur met een opleiding in een administratieve of secretariële richting.
• Digitaal vaardig: je bent bekend met Microsoft Office 365, Outlook en Teams.

Je beschikt over de volgende competenties

• Je beweegt je makkelijk in een complexe bestuurlijke omgeving.
• Je kunt goed luisteren en de kern uit het verhaal halen.
• Je stelt je flexibel op. De werkzaamheden hebben piek- en dal momenten
• Je beheerst de Nederlandse taal en kan goed notuleren of bent bereid dit te leren.
• Je bent administratief vaardig en bent secuur in het vastleggen van informatie en dossiers.

Banenafspraak - dit zijn jouw talenten
Wij kijken niet naar de harde eisen zoals je aantal jaar ervaring of je behaalde diploma. Wat voor ons telt, is wie jij bent en welke talenten jij meebrengt.

Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de knop ‘Solliciteren?’ onderaan deze pagina. We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief. We lezen in je brief graag een antwoord op de volgende vragen:

1. Wat spreekt je aan in de vacaturetekst, en het werken in deze rol?
2. Stel dat je niet alle gevraagde ervaring hebt, wat maakt dat we jou toch uitnodigen?
3. In deze rol ben je degene die overzicht houdt op nieuw binnenkomende, en oude actiepunten vanuit diverse overleggen binnen het kernteam. Hoe zorg je ervoor dat jij overzicht behoudt in een dergelijke complexe omgeving bij het uitvoeren van de diverse secretaris rol werkzaamheden? Kun je daarvan een voorbeeld geven?

Let op: deze functie is alleen voor kandidaten uit de banenafspraak. Neem in je motivatiebrief mee dat je een doelgroepindicatie hebt of hieraan kan komen. Anders kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen. Mocht je vanwege je belastbaarheid niet de gevraagde uren kunnen werken? Ook dan zien wij graag je sollicitatie tegemoet.

Tip: vraag je omgeving om hulp. Denk hierbij aan familie of bijvoorbeeld je werkcoach van de gemeente, re-integratiebureau of het UWV.

• Je standplaats is bij de start Delft. In de nabije toekomst verhuist het organisatieonderdeel Centrale Informatievoorziening (CIV) naar Rijswijk.
• De selectiegesprekken vinden plaats op een nader te bepalen moment.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• In jouw motivatiebrief zien wij graag antwoord op de vragen die hierboven gesteld zijn.

Begeleiding op de werkvloer
Bij ons geloven we dat goede begeleiding het verschil maakt. Daarom bieden we extra ondersteuning om jou snel thuis te laten voelen en je volop te laten groeien. Als je bij ons begint, word je gekoppeld aan een interne begeleider en een buddy.

De interne begeleider is een collega van een andere afdeling die je helpt wennen, aandachtspunten met je bespreekt en advies geeft als dat nodig is. Hij of zij is je sparringpartner en zorgt dat je je gesteund voelt. De buddy is een collega van jouw eigen team die je tijdens je inwerkperiode ondersteunt. Hij of zij is je eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en helpt je snel je plek te vinden. Samen zorgen ze dat je je welkom voelt en volop kunt groeien in je nieuwe rol.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacatures stellen we niet op prijs.