Als Chef Ontvangst & Managementondersteuning leid je een klein, gedreven team van vier medewerkers binnen de afdeling Ontvangst & Managementondersteuning (Logistieke Groep O‑D). Je bent de verbindende factor tussen het management, de receptie en diverse interne en externe stakeholders. Je waarborgt dat de administratie, informatievoorziening en de dagelijkse receptie‑activiteiten soepel verlopen en dat het team optimaal functioneert.

Wat ga je doen?

Leiding & Coördinatie

• Aansturen en coachen van het team (receptie, administratieve ondersteuning).
• Verantwoordelijk voor de planning, taakverdeling en voortgangsbewaking.

Managementondersteuning

• Voorzien in secretariële en administratieve ondersteuning van het management.
• Opstellen, distribueren en bewaken van notulen, actielijsten en rapportages.
• Genereren van managementoverzichten en up‑to‑date content op de Share‑Point‑portal.
• Zorgdragen voor tijdige inkoop van kantoor‑ en productiemiddelen.

Receptie & Facilitaire taken

• Beheren van de front‑office: ontvangen van bezoekers, controle op toegang en een representatieve ontvangst.
• Organiseren van vergaderzalen en representatieve taken bij bijeenkomsten.

Kwaliteit & Veiligheid

• Zorgen dat personeelsopleidingen (functioneel + veiligheid) actueel en doorgevoerd zijn en actueel blijven.
• Bewaken van documenten‑ en archiveringstechnieken conform Defensie‑normen.

Samenwerking

• Contacten met CZSK‑functionarissen, gebouwbeheer en toezicht en afstemming met DBBO, de Centrale Meldkamer, SBIB en andere partners.

Kwalificaties

• MBO 3/4, bij voorkeur richting administratie of logistiek.
• Ervaring met Defensie‑informatisering systemen, SAP kennis(gewenst) en de Microsoft‑Office‑suite.
• Enige relevante werkervaring binnen de Logistieke Groep of soortgelijke omgeving.

Kennis & inzicht

• Goede kennis van algemene administratieve procedures, documentatie‑ en archiveringstechnieken.
• Inzicht in de organisatie van Defensie en de CZSK‑structuur, inclusief de geldende regelgeving.

Vaardigheden

• Secretariële en administratieve vaardigheden.
• Gevorderd in het genereren van managementinformatie.
• Klantgerichtheid, uitstekende  planning‑ en organisatievermogen.
• Nauwkeurig, verantwoordelijk en communicatief sterk.

Competenties

• Communicatief (zowel schriftelijk als mondeling).
• Klantgericht en service‑gericht.
• Nauwkeurig en resultaatgericht.
• Verantwoordelijk leiderschap.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de periode DATUM tot en met DATUM aanstaande.