Wat ga je doen?

Als bode-kamerbewaarder-chauffeur maak je samen met twee directe collega’s deel uit van een klein en hecht team binnen de afdeling Stafbureau die verder bestaat uit Hoofd Stafbureau en Adviseur Bedrijfsvoering. Jullie zorgen gezamenlijk voor de ondersteuning van de gehele organisatie en verzorgen vervoer voor de directeur en plaatsvervangend directeur van het Kabinet van de Koning. Daarbij vervangen jullie elkaar tijdens afwezigheid en stemmen jullie onderling af wie wanneer welke werkzaamheden uitvoert, zodat de dienstverlening en ondersteuning altijd gewaarborgd blijven.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen van de directeur en plaatsvervangend directeur en hen veilig vervoeren naar- en van afspraken; 
• Ontvangen, begeleiden en informeren van bezoekers; 
• Verzorgen van- en ondersteunen bij vergaderingen en bijeenkomsten; 
• Gereedmaken en representatief houden van stijlkamers, kantoren en vergaderruimtes; 
• Fungeren als de ogen, oren en soms handen van het gebouw op facilitair gebied en waar nodig contact onderhouden met het Rijksvastgoedbedrijf; 
• Controleren van faciliteiten in het pand en signaleren van bijzonderheden; 
• Beheren van voorraden, plaatsen van bestellingen en doen van inkopen; 
• Optreden als gastheer tijdens bijzondere evenementen, zoals Prinsjesdag en Open Monumentendag; 
• Aanvullen van pantry’s en toezien op een representatieve en goed functionerende werkomgeving; 
• Afhandelen van uiteenlopende facilitaire vragen en verzoeken; 
• Beheren van de mailbox van de kamerbewaarder; 
• Uitvoeren van interne postrondes; 
• Deel uitmaken van de BHV-organisatie. 

Wie ben jij?

Jij bent een echte dienstverleningsexpert die het vanzelfsprekend vindt om anderen te ontzorgen. Je straalt rust uit, houdt overzicht, weet prioriteiten te stellen en voelt haarfijn aan wat collega’s, bezoekers en directieleden nodig hebben. Je bent representatief, discreet en hebt plezier in een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is. Je bent je bewust van de bijzondere omgeving waarin je werkt. Door de aard van de werkzaamheden en de bezoekers die het Kabinet van de Koning ontvangt, zijn integriteit, betrouwbaarheid en discretie essentieel. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en begrijpt dat gevoelige gesprekken, activiteiten en bezoekersinformatie binnen de organisatie blijven. Je bent alert op veiligheids- en beveiligingsaspecten en handelt altijd professioneel en zorgvuldig.

Daarnaast beschik je over de volgende eigenschappen:

• Gastvrij, hartelijk en representatief; 
• Flexibel en stressbestendig; 
• Proactief en oplossingsgericht; 
• Zelfstandig én een sterke teamspeler; 
• Organisatiesensitief en betrouwbaar; *Nauwkeurig en verantwoordelijk; 
• Loyaal, integer en discreet; 
• Je kunt goed plannen, organiseren en schakelen tussen werkzaamheden; 
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie; 
• Je beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Je bent nieuwsgierig naar de organisatie en wilt begrijpen wat er speelt, zodat je optimaal kunt ondersteunen. Door jouw betrokkenheid signaleer je knelpunten tijdig en denk je actief mee over oplossingen.

Wat typeert jou?

Gastheer of gastvrouw pur sang

Je doet er alles aan om bezoekers een bijzondere ontvangst te bieden. Van het welkom heten tot het verzorgen van vergaderingen en bijeenkomsten: jij zorgt ervoor dat alles vooraf, tijdens en na afloop tot in de puntjes geregeld is.

Teamspeler

Je werkt nauw samen met alle collega’s van het kabinet en bent bereid elkaar te ondersteunen waar nodig. Samen zorgen jullie voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Communicatief sterk

Je communiceert gemakkelijk en professioneel met bezoekers, collega’s en externe relaties. Dat kan je zowel in het Nederlands als in het Engels.

Flexibel inzetbaar

Je begrijpt dat dienstverlening soms vraagt om flexibiliteit. Je bent inzetbaar in wisselende diensten tussen 07.00 en 19.00 uur. Dit doe je in samenspraak met je bode-collega’s. Incidenteel werken in de avond, het weekend of op nationale feestdagen vormt voor jou geen bezwaar. De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats van maandag tot en met vrijdag, met een zwaartepunt op maandag, donderdag en vrijdag.

Rust in de dynamiek

Ook tijdens drukke periodes blijf je kalm, houd je overzicht en zorg je ervoor dat de ondersteuning van de organisatie onverminderd doorgaat.

Wat breng je mee?

Opleiding, kennis en ervaring

• Bij voorkeur een afgeronde mbo-opleiding, in facilitaire dienstverlening, hospitality, horeca, of aantoonbare relevante werkervaring; 
• Basiskennis van Microsoft Office-programma’s zoals Outlook, Word en Excel; 
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal; 
• Goede communicatieve vaardigheden; 
• Een rijbewijs B en aantoonbare rijervaring, bijvoorbeeld door regelmatig en zelfstandig auto te rijden; 
• Een afgeronde BHV opleiding of bereid zijn deze te volgen; 
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een plus maar geen vereiste. 

De juiste opleiding is belangrijk, maar niet doorslaggevend. Herken jij jezelf in deze profielschets, maar mis je nog bepaalde kennis of ervaring? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te reageren. Motivatie, ontwikkeling en potentieel vinden wij minstens zo belangrijk.

Veiligheid en beveiliging nemen binnen het Kabinet van de Koning een prominente plaats in. Daarom maakt een veiligheidsonderzoek niveau B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) onderdeel uit van de selectieprocedure. Een positieve uitkomst van dit onderzoek is een voorwaarde voor indiensttreding. Tijdens de selectieprocedure maakt een rijtest onderdeel uit van de beoordeling.