Kom jij het bestuurssecretariaat versterken zodat onze bestuursleden optimaal hun werk kunnen uitvoeren? Voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van Monique Verdier (vicevoorzitter) en Katja Mur (bestuurslid) zijn wij op zoek naar een
Bestuursondersteuner (32-36 uur per week)
(met beschikbaarheid op vrijdag)
Wat ga je doen?
Het ontzorgen van twee bestuursleden is je hoofdtaak; je bent hun aanspreekpunt en verantwoordelijk voor hun secretariële en organisatorische ondersteuning in de meest brede zin. Daarmee bedoelen we: complex agendabeheer, het bewaken van acties en de follow-up, meelezen van e-mail en zonodig uitzetten van vragen. Je denkt mee en vooruit, je organiseert in- en externe (bestuurlijke) overleggen, dienstreizen en bijeenkomsten in volle agenda’s en je coördineert de (digitale) stukkenstroom zodat de bestuursleden goed voorbereid en geïnformeerd hun overleg ingaan.
Je zorgt ervoor dat het vervoer efficiënt is geregeld en reserveert in het geval van dienstreizen een chauffeur. Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje van de bestuursleden, niet alleen als intern aanspreekpunt maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie. Je bent op de hoogte van actuele (politieke) onderwerpen, leest je zo nodig in en kunt feilloos inschatten wat prioriteit heeft. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je bestuurslid en betrokken collega’s. De AP is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief.
Je werkt in deze functie zelfstandig en in teamverband. Je werkt nauw samen met de coördinerend bestuursondersteuner die voor de voorzitter werkt. Samen met de andere collega’s van het team zorgen jullie voor een optimaal functionerend bestuurssecretariaat. De coördinerend bestuursondersteuner en jij vervangen elkaar bij afwezigheid en vullen elkaar aan. Om die reden, en om het contact met de bestuursleden optimaal te laten verlopen, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de bestuursleden die je ondersteunt. Op vrijdagen is het mogelijk om vanuit huis te werken.