Het cluster Bestuursondersteuning van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op zoek naar een energieke beleidsondersteuner die samen met de directiesecretaris ervoor zorgt dat de werkzaamheden van het cluster op rolletjes lopen. Het cluster Bestuursondersteuning bestaat uit de directies KIEM, Communicatie en Bestuursadvisering en werkt dicht tegen de politieke en ambtelijke top van het ministerie aan.
De beleidsondersteuner ondersteunt de directiesecretaris met uitvoerende werkzaamheden passende bij de directiesecretaris taken. Denk hierbij in het bijzonder aan het uitvoeren van het reisprotocol, zoals de logistieke coördinatie van EU-gerelateerde reizen van bewindspersonen en delegatie, het ondersteunen van protocollaire werkzaamheden binnen het cluster zoals het registreren van geschenken en het organiseren van werkbezoeken binnen het cluster, bijeenkomsten en events inclusief het boeken van locaties, communicatie richting genodigden en aanmeldingen beheren. Ook het ondersteunen op het gebied van financiële en administratieve taken, zoals het oppakken van financiële opdrachten, offertes opvragen, behoeftestellingsformulieren invullen en het versturen van aanvragen naar Financieel Beheer kan tot je takenpakket behoren.
Verder, ondersteunt de beleidsondersteuner de directiesecretaris bij vraagstukken rondom bedrijfsvoering zoals het informeren van collega’s over werkzaamheden/bijzonderheden op de verdieping of in het gebouw, maar ook de digitale informatiehuishouding zoals het bijwerken van Rijksportaal pagina’s. Samen met de secretariaten organiseer je de ondersteunende logistiek.
Tot slot, ondersteun je, indien nodig, de directiesecretaris bij de uitvoering van plannen die door het managementteam zijn bepaald. Bij afwezigheid van de directiesecretaris ben je in staat om in te springen bij MT-overleggen voor verslaglegging.
Je werkt in deze functie nauw samen met de directiesecretaris, de verschillende MT leden en de secretariaten. De functie van beleidsondersteuner binnen het cluster is nieuw. Dit bekent dat er ruimte is om de functie zelf vorm te geven en tegelijkertijd dat wij flexibiliteit vragen om het daadwerkelijke takenpakket goed af te stemmen op de praktijk. Net als de directiesecretaris wordt deze functie aangestuurd door de directeur Bestuursadvisering.