Vind je het leuk om de vergaderingen van de top van de organisatie te ondersteunen? Ben je goed in plannen en overzicht behouden? Ken je je weg in zowel administratieve als facilitaire processen en in het beheren van O3? Wil je ervaring opdoen met het werk aan de top van de organisatie? 

Wat ga je doen?
Als beleidsondersteuner ben je de rechterhand van de adviseurs/secretarissen van Bureau MT. Samen met je collega beleidsondersteuner vorm je de front- en backoffice van het team. Je ondersteunt bij de administratieve en logistieke voorbereiding van vergaderingen van de dienstleiding en het MT van de AIVD. Je houdt overzicht over de verschillende vergadermomenten, zodat je de administratieve ondersteuning op tijd kunt opstarten. Je coördineert de verschillende groepsmailboxen en zorgt ervoor dat binnenkomende mails worden afgehandeld of bij een collega worden belegd. Je agendeert de binnenkomende stukken en zorgt ervoor dat vergaderstukken goed terug te vinden zijn in onze systemen. Daarnaast zorg je dat de actiepunten uit de verschillende vergaderingen worden opgepakt. Ten slotte regel je de logistieke zaken rondom de vergaderingen. Als beleidsondersteuner werk je nauw samen met onder andere het secretariaat van de Dienstleiding en de directiesecretariaten.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van procesbeschrijvingen en werkinstructies.

-    Je hebt een afgeronde MBO-opleiding niveau 4;
-    Je hebt een scherpe blik en handen uit de mouwen mentaliteit;
-    Je bent in staat om het werk zelfstandig uit te voeren;
-    Je hebt ervaring in het gebruik van O3 en Excel;
-    Ervaring met processen op dienstleidingniveau is een pré.

Competenties
-    Betrouwbaar;
-    Integer;
-    Klantvriendelijk;
-    Snel kunnen schakelen en handelen.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.
• Vanwege de veiligheid van onze kandidaten en de aard van de organisatie wordt het afgeraden om AI-tools in te zetten voor het solliciteren op deze vacature.