IVOM is volop in ontwikkeling. We vernieuwen onze informatievoorziening, moderniseren ons IT-landschap en werken aan een steeds professionelere IV-organisatie. Veranderingen die grote gevolgen kunnen hebben voor onze medewerkers en waarbij goede medezeggenschap essentieel is.
Als ambtelijk secretaris zorg jij ervoor dat de ondernemingsraad (OR) zijn rol hierin goed kan vervullen. Je bent de organisatorische en procesmatige spil rondom de OR en werkt nauw samen met de voorzitter en vicevoorzitter. Jij zorgt dat zij zich zoveel mogelijk kunnen richten op de inhoud, doordat jij vooruitkijkt, zaken organiseert en bewaakt dat afspraken worden nagekomen.
Je weet wat er binnen de organisatie speelt en begrijpt wanneer de OR moet worden aangehaakt. Je haalt de juiste informatie en documenten op, zorgt dat deze tijdig en compleet beschikbaar zijn en houdt overzicht over lopende onderwerpen. Daarbij werk je samen met onder andere de bestuurder, bestuurssecretarissen en managementassistenten. Je beweegt dus tussen verschillende belangen en niveaus binnen IVOM en weet goed wie je wanneer moet betrekken.
Concreet houd jij je onder andere bezig met:
- organiseren en voorbereiden van OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de bestuurder;
- opstellen van agenda's en zorgen dat de benodigde stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn;
- verzorgen van heldere verslaglegging en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten;
- actief opvolgen van afspraken en betrokken collega's op een prettige maar duidelijke manier meenemen in wat er van hen nodig is; ondersteunen van de OR bij onder andere advies- en instemmingstrajecten;
- signaleren van ontwikkelingen binnen IVOM die relevant zijn voor de medezeggenschap;
- bewaken van processen, termijnen en de continuïteit van het OR-werk;
- ondersteunen bij onder andere het jaarverslag, communicatie richting de achterban en OR-verkiezingen.
Je krijgt hierin veel ruimte om zelf structuur aan te brengen en vooruit te kijken. Zie je dat informatie ontbreekt, een deadline dichterbij komt of iemand bij een overleg betrokken moet worden? Dan wacht je niet af, maar kom je zelf in actie.