Achter sterke medezeggenschap staat zorgvuldige ondersteuning. Als Ambtelijk Secretaris van de Ondernemingsraad zorg jij voor overzicht, kwaliteit en continuïteit binnen een bestuurlijk complexe zorgomgeving.

De Oostvaarderskliniek is een organisatie waar zorg, veiligheid en professionaliteit samenkomen. Binnen deze context speelt de Ondernemingsraad een belangrijke rol in het vertegenwoordigen van medewerkers en het adviseren van het bestuur. Als Ambtelijk Secretaris zorg jij dat deze medezeggenschap goed georganiseerd, inhoudelijk sterk en zorgvuldig verloopt.

Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau en valt functioneel en hiërarchisch onder de bestuurssecretaris. In je dagelijkse werk ondersteun je het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad en eventuele onderdeelcommissies. Je verzamelt, verwerkt en duidt relevante informatie en draagt zo bij aan goed onderbouwde besluitvorming.

Samen met de voorzitter bereid je OR-vergaderingen voor. Je stelt agenda’s op, zorgt voor tijdige verspreiding van stukken en draagt tijdens de overleggen zorg voor heldere en zorgvuldige verslaglegging. Na afloop bewaak je de voortgang van genomen besluiten en signaleer je wanneer acties of afstemming nodig zijn.

Daarnaast verzorg je de inkomende en uitgaande correspondentie van de Ondernemingsraad, redigeer je zelfstandig brieven en documenten en beheer je het archief. Je bent verantwoordelijk voor de redactie, uitvoering en verspreiding van het jaarverslag en stelt nieuwsbrieven samen om medewerkers te informeren over het werk van de OR.

Je brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad en ondersteunt bij de organisatie van OR-verkiezingen als lid van de verkiezingscommissie. Ook fungeer je als aanspreekpunt voor de voorbereiding van overlegvergaderingen met de bestuurder.

In deze rol beweeg je je met organisatiesensitiviteit en professionele integriteit binnen bestuurlijke verhoudingen. Je weet wanneer je moet meedenken, structureren of signaleren, en levert zo een belangrijke bijdrage aan een goed functionerende medezeggenschap binnen de Oostvaarderskliniek.

Je bent een nauwkeurige en betrouwbare ondersteuner met kennis van medezeggenschap en bestuurlijke processen. Je houdt overzicht, communiceert helder en werkt zorgvuldig binnen een omgeving waar belangen samenkomen. Ook onder druk blijf je professioneel en gestructureerd. Je werkdagen zijn maandag, woensdag en een halve dag naar keuze.

Kennis en ervaring

• Je beschikt over een relevante hbo-diploma
• Kennis van relevante wet- en regelgeving en medezeggenschapsprocessen
• Sterke schriftelijke vaardigheden en vaardig in documentbeheer 

Naast deze eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen

• Organisatiesensitief en integer
• Plannen, organiseren en voortgang bewaken
• Stressbestendig en samenwerkingsgericht

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment en/of referentiecheck kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.