Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?
Word Afdelingsondersteuner!
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.
Als Afdelingsondersteuner ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat binnen de Directie Projecten de afdeling Maritiem wordt ontzorgt.
Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? En heb je zin in een avontuur in Frankrijk? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie!
Voor deze vacature wordt er gezocht naar een programmaondersteuner binnen de afdeling Maritieme Projecten.
Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een project/ programa? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie
In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen het programma en het ondersteunen van de projectmanager(s) bij administratieve aangelegenheden.
Het in kaart brengen van procedures, werkwijzen en richtlijnen voor het programma. Het regelen coördineren van Request for Visits (RFV’s) voor bezoekend personeel, het regelen van beveiligingsclearances en het ondersteunen en bijdragen aan buitenlandse projectmeetings. Je bereidt programmavergaderingen voor door de vergaderstukken en achtergrondinformatie te verzamelen. Je nodigt de deelnemers uit, reserveert vergaderlocaties en regelt indien nodig catering. Tijdens de vergaderingen neem je actief deel, maak je notulen en geef je, wanneer nodig, toelichting op de besproken onderwerpen. Na de vergaderingen stel je besluiten- en actiepuntenlijsten op en zet je de afgesproken actiepunten uit. Je bewaakt de voortgang van deze acties en spreekt actiehouders aan wanneer dat nodig is.
Je beheert ook de activiteitenlijst van het Programma. Op aanwijzing van de projectmanager stel je deze op en houd je de lijst up-to-date. Je verspreidt de lijst onder de belanghebbenden en zorgt ervoor dat de voortgang van de activiteiten bewaakt wordt. Als er knelpunten zijn, rapporteer je deze en doe je voorstellen voor oplossingen.
Daarnaast voer je diverse andere werkzaamheden uit om het programma te ondersteunen. Je beheert de digitale samenwerkingsruimte (SWR), legt werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij. Je zorgt ervoor dat het afdelingsarchief up-to-date is en beheert de digitale postomgeving (XPOST).
Ook help je mee bij de organisatie van saamhorigheidsbijeenkomsten, zodat het team ook op sociaal vlak goed functioneert.
Kortom, als programmaondersteuner vervul je een essentiële rol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten binnen het programma, waarbij je zorgt voor efficiëntie, organisatie en ondersteuning op verschillende gebieden.
Het betreft een gedeeltelijke of volledige buitenlandplaatsing in Cherbourg (Frankrijk), waarbij je werkzaam bent op een locatie bij de leverancier en ondersteuning biedt aan de programmamanager op locatie. Afhankelijk van de behoefte kan het werk afgewisseld worden met kortere of lagere periodes in Utrecht.