Digitalisering en ICT spelen een steeds belangrijkere rol in de samenleving én in de bedrijfsvoering en dienstverlening. Als adviseur bij de directie CIO & Informatiemanagement van het ministerie van BZK, lever jij een belangrijke bijdrage aan de verdere versterking van de I-functie binnen dit ministerie.
Voor de directie CIO & Informatiemanagement (CIO&I) zijn we op zoek naar een adviseur met gevoel voor processen en regie.
De directie CIO&I ondersteunt BZK bij het optimaliseren van de informatievoorziening en adviseert over de kansen en risico’s van digitalisering, zowel voor de ambtelijke als de bestuurlijke top.
De CIO stuurt binnen BZK op de gehele reikwijdte van een goede informatievoorziening, zoals op de slaagkans van projecten, op de continuïteit en veiligheid van onze systemen en processen, of op de toegankelijkheid en integriteit van informatie en. Daarnaast is de CIO ‘digital leader’. De directie stimuleert innovatie en datagedreven werken, in nauwe samenwerking met alle onderdelen van het ministerie. De CIO adviseert, regisseert en houdt toezicht om de gestelde doelen te bereiken.
Als directie willen we pro-actiever kunnen opereren. Een sterke regierol op processen en onze eigen Plan-Do-Check-Act-cyclus is daarbij essentieel. We streven naar een robuuste sturing, zodat we tijdig kunnen leveren op uitvragen, verantwoordingsmomenten en input kunnen leveren op bestaande processen (zoals onze Planning&Control cyclus).
Om dit te realiseren, is het cruciaal dat informatie en adviezen tijdig beschikbaar zijn. Door een beter ritme aan te brengen en onze voorspelbaarheid te verhogen verwachten we efficiënter te kunnen werken. Als adviseur is het jouw taak om deze processen te bewaken, jouw collega’s te informeren over wat er wanneer nodig is en te zorgen dat de informatie tijdig wordt aangeleverd. Daarnaast kijk je voortdurend waar procesverbeteringen mogelijk zijn. In jouw werk komen daarmee ICT, beleid, informatie en werkprocessen samen. Daarnaast ben je secretaris voor enkele belangrijke interne overleggen. Dit helpt je ook om sturing te helpen geven aan de processen en de grote lijnen van onze directie te volgen; je zit met de juiste mensen aan tafel en houdt ook hier regie.
Wat ga je doen?
- Sturing op uitvragen. Je zorgt voor het bundelen van vragen en rapportages binnen de directie (bv. voor de jaarrapportage bedrijfsvoering rijk), eenduidige communicatie naar organisatieonderdelen en tijdige opvolging.
- Slim gebruik van de P&C-cyclus. Je houdt zicht op de benodigde input en deadlines en zorgt dat de juiste informatie tijdig wordt geleverd. Je doet verbetervoorstellen voor de processen en sluit aan bij de overleggen die worden gevoerd over verbeteringen aan de P&C cyclus.
- Verstevigen sturingsvraagstukken. Dit is een aanpak om de decentrale offices te versterken. Je ondersteunt hierbij o.a. door voorbereiding van overleggen, CIO-gesprekken, houdt de inhoudelijke agenda’s in de gaten en vult de secretarisrol in van enkele overleggen. Daarbij houdt je zicht op de inhoudelijke onderwerpen en hebt overzicht op de planningen, zorgt voor opvolging van de actiepunten en bewaakt de voorraadagenda.
Als secretaris speel je daarmee een sleutelrol in onze sturing. Met een vriendelijke maar vasthoudende aanpak bouw je aan efficiënte processen, duidt je complexe zaken scherp en kom je met concrete verbetervoorstellen. Je hebt inhoudelijk inzicht in onze I-thema’s (informatievoorziening en ICT), begrijpt acties en annotaties in context en weet collega’s hierop te bevragen.
Je zorgt voor structuur en overzicht, plant tijdig acties in en neemt collega’s mee in wat wanneer nodig is. Je communiceert helder, proactief en resultaatgericht, met een balans tussen strengheid en servicegerichtheid.