Ben jij een echte regelaar en wil je jouw organisatietalent inzetten om ervoor te zorgen dat de afdeling Juridische Zaken, cluster Bestuursrecht bij de AIVD op administratief gebied loopt als een trein? Dan is de vacature medewerker administratie echt iets voor jou!
Wat ga je doen?
Als medewerker administratie verricht je administratieve en ondersteunende werkzaamheden bij de afdeling Juridische Zaken binnen het cluster Bestuursrecht. Je bewaakt de termijnen in afzonderlijke procedures, je zorgt voor het overzicht van de lopende dossiers en ondersteunt de juristen bij diverse procedures. In deze functie krijg je met name te maken met dossiers die betrekking hebben op inzageverzoeken op grond van de Wet op de inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (Wiv 2017) en de Wet veiligheidsonderzoeken (Wvo). Je ondersteunt ook bij arbeidsjuridische zaken en andere onderwerpen als er behoefte aan ondersteuning is.
Hoe ziet jouw werkdag er dan precies uit? Als medewerker administratie ontvang jij alle inkomende en uitgaande stukken. Je beoordeelt alle inkomende stukken en zorgt ervoor dat deze stukken worden doorgestuurd naar de betreffende jurist. Je maakt, beheert en archiveert fysieke en digitale dossiers en je zorgt ervoor dat alle documenten in het systeem worden opgeslagen. Je stelt diverse brieven op, je toetst nieuwe bezwaarschriften op ontvankelijkheid en je bereidt concept-besluiten voor. Je onderhoudt contact met rechtbanken en de Raad van State over bijvoorbeeld zittingsdata, termijnen en het toesturen van dossiers, of je zit aan de telefoon met het secretariaat van de bezwarencommissie Veiligheidsonderzoeken. Daarnaast sluit je aan bij (interne) overleggen en hoorzittingen om te notuleren. Dat jouw werkdag door alle ad hoc werkzaamheden vaak niet gelijk loopt aan jouw oorspronkelijke planning verrast je niet. Je dag is geslaagd als je alle prioriteiten hebt kunnen regelen voor de dossiers waar je verantwoordelijk voor bent en voor de juristen die je ondersteunt!
Wat krijg je daarvoor terug?
Een baan waarin je jezelf met jouw organisatietalent voor onze juristen onmisbaar maakt! Jij krijgt alle ruimte om zelfstandig een groot gedeelte van alle administratieve zaken voor de afdeling te regelen. Je bent als het ware verantwoordelijk voor ‘jouw eigen winkel’, wat inhoudt dat je zelfstandig beslissingen maakt, een afwisselend takenpakket hebt en onze juristen ontzorgt. Dat doe je echter niet alleen, maar je werkt samen in een team met leuke, professionele collega’s die elkaar ondersteunen in het werk.

Plannen en organiseren zijn jou op het lijf geschreven. Je hebt een gestructureerde en nauwkeurige manier van werken met oog voor detail. Je vindt het leuk om continu met mensen in contact te staan en je hebt een klantgerichte instelling. Je bent gewend om met verschillende computersystemen te werken, nieuwe systemen maak je je snel eigen. Omdat er veel ad hoc werk binnenkomt is het nooit van tevoren duidelijk hoe jouw werkdag er precies uitziet. Je bent flexibel, stressbestendig, je weet de juiste prioriteiten te stellen en hebt een flinke dosis humor.
Verder:
• beschik je over een mbo-diploma juridisch administratief dienstverlener, of heb je een vergelijkbare opleiding afgerond;
• heb je basiskennis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
• heb je ervaring met stukkenstromen en het verwerken van documentatie voor gerechtelijke procedures;
• beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
Voldoe je niet helemaal aan deze eisen, maar denk je toch een goede match te zijn? Overtuig ons in je motivatie, want we nodigen je uit om dan alsnog te reageren.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.