Word jij de spil in de administratieve ondersteuning van de eventmanagers voor de organisatie van militaire ceremonies, bezoeken en parades? Heb jij oog voor detail, kun jij nauwkeurig werken  en voel jij je thuis in een omgeving waar alles tot in de puntjes geregeld moet zijn? Dan zoeken wij jou!

Bij de Staf van de Commandant Landstrijdkrachten (C-LAS) zoeken we een flexibele, stressbestendige, punctuele en representatieve medewerker voor het Bureau Ceremonieel en Protocol (C&P).

In deze rol werk je bij de staf van de Koninklijke Landmacht. De lat ligt hoog: 100% nauwkeurig werken en punctualiteit is wat we vragen, want jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt.

Wat ga je doen?

Je bent een onmisbare schakel in ons team van ongeveer 10 collega's. Je ondersteunt de (senior) medewerkers, maar pakt ook zelfstandig taken op.  Ons werk is direct van invloed op de uitstraling van de Commandant en de hele Krijgsmacht bij officiële gelegenheden.

Jouw takenpakket is divers:

• Evenementen & VIPs: Je ondersteunt de eventmanagers bij de organisatie van A tot Z. Denk aan parades, (buitenlandse) bezoeken en bijeenkomsten. Je registreert de gasten tijdens VIP-dagen en andere officiële ontvangsten. Ook verricht je diverse hand-en spandiensten.
• Planning & Administratie: Jij bent er verantwoordelijk voor dat de administratie staat als een huis.
  • Je controleert tot in detail de gastenlijsten voor evenementen.
  • Je houdt nauwkeurig de gastenlijsten bij naar aanleiding van de de aan-en afmeldingen.
  • Je beantwoordt alle mails naar aanleiding van de door jou verstuurde uitnodigingen.
  • Je voert de administratie bij grote evenementen.
  • Je participeert in een consistente planningsmethodiek.
  • Je neemt zelfstandig beslissingen ten aanzien van de inhoud van de ondersteunende werkzaamheden, bij het verstrekken van informatie en bij de uitvoering van de administratieve en coördinerende werkzaamheden.
  • Je bewaakt de juiste toepassing van de huisstijl.
  • Je biedt secretariële ondersteuning, zoals de controle op de juiste titels en aanspreekvormen.
  • Je neemt taken waar op financieel gebied en bent verantwoording verschuldigd aan het hoofd van het bureau.
• Relatiebeheer: Je houdt het adressenbestand (CRM-systeem) up-to-date met gegevens van belangrijke relaties, zoals nabestaanden overledenen KL, Generaals buiten dienst, etc.
• Logistiek & Vervoer: Je bent verantwoordelijk voor de vervoersaanvragen voor (buitenlandse) delegaties, de Ridders Militaire Willems-Orde en de VTB aanvragen bij de Koninklijke Marechaussee. Je treedt op als verantwoordelijk coördinator verplaatsingen en als VIP chauffeur van de autoriteit tijdens inkomende bezoeken. Je ontwikkelt een vervoersplan voor inkomende bezoeken en ondersteunt daarmee de eventmanagers.
• Informatiepunt: Jij bent het aanspreekpunt voor allerhande vragen en verzoeken, zowel intern als extern. Je bewaakt de voortgang en zorgt zelfstandig dat alles wordt afgehandeld.

Je kunt nauwkeurig werken, bent representatief en flexibiel. Je snapt dat in de militaire wereld hiërarchie, protocol en etiquette belangrijk zijn. Je bent een teamspeler, integer en kunt goed samenwerken met iedereen: van collega's tot opperofficieren en gasten uit het bedrijfsleven.

Jij hebt:

• Een afgeronde MBO-4 of HAVO-opleiding (of een vergelijkbaar werk- en denkniveau).
• Beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift.
• Een geldig B rijbewijs.
• Ervaring met werkzaamheden met een PR- of representatief karakter.
• Ervaring met geautomatiseerde systemen, specifiek met alle Office programma’s en relatiebeheersystemen (CRM).
• Gevoel voor militaire hiërarchie, ceremonies en tradities (of je kunt je dit snel eigen maken).
• Correcte omgangsvormen en een representatieve uitstraling.

Wat bieden wij?

• Een unieke en dynamische werkomgeving bij de Koninklijke Landmacht.
• Een functie waarbij je nauw samenwerkt met de eventmanager en onder hun leiding een goed evenement neer zet.
• Een functie waarin je zelfstandig  bezig bent met de uitvoering van je ondersteunende en administratieve taken.
• Een team dat hecht aan saamhorigheid en professionaliteit.

Spreken deze unieke taken en de dynamische omgeving van de Landmacht jou aan? Reageer dan nu!

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.

Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.

Selectieproces:
Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.