De functie van senior projectassistent is 2-ledig: er is de uitvoerende rol in de ondersteuning van oa meerdere programma-managers, projectleiders of manager project-beheersing en er is de senior-rol. Beide rollen wegen even zwaar. In de uitvoerende rol ondersteunt de projectassistent de programma-managers, projectleiders of manager project-beheersing. Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de hen toegewezen programma's en projecten.
Binnen een Integraal Project Managementteam (IPM) zijn zij jaarlijks verantwoordelijk voor de voorbereiding, aanbesteding en realisatie van regio overstijgende projecten van circa € 100.000 tot € 44 miljoen in geheel Nederland. Als projectassistent vergezel je hen naar behoefte naar (project)overleggen met gegadigden, opdrachtnemers en/of gebruikers. In beide gevallen bereid je stukken voor, maakt verslag, bent scherp op het maken van concrete afspraken en bewaakt in samenwerking met de manager projectbeheersing de voortgang van die gemaakte afspraken. In overleg pak je wellicht zelf acties op. Je voorziet de collega's van stuurinformatie. Daarnaast leg je als projectassistent de financiële verplichtingen vast in de administratie, daarvoor ken je de inkoopregels en signaleer je ontbrekende informatie of risico’s. Je maakt de opdrachtbrieven en archiveert relevante stukken. Je bewaakt dat andere spelers hun taken tijdig afhandelen. De collega mag erop vertrouwen dat de projectassistent de aangeleverde informatie volledig, tijdig en juist vastlegt en deze zo nodig vlot kan reproduceren. Je durft anderen aan te spreken of bij de programmamanager knelpunten te signaleren bij afwijkingen van afspraken en procedures. Aan de ene kant bewaak je de spelregels, tegelijkertijd doe je dat vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee in oplossingen. Tevens onderhoud je een goede relatie met de projectadministrateur(s) van jouw programma en ben je complementair aan elkaars taken.
In de senior-rol heeft de projectassistent binnen de groep projectassistenten een coördinerende rol door het organiseren van de gezamenlijke overlegmomenten, zoals weekstart en vakdiscipline overleggen, het signaleren van knelpunten naar het management en heeft overzicht op capaciteit binnen het team bij opstart van nieuwe programma’s en stuurt zoveel als mogelijk op uniforme werkprocessen. Je draagt bij aan een goede werksfeer binnen het team van assistenten en bent de natuurlijke vraagbaak voor de collega’s. Je behoudt overzicht sectiebreed en acteert pro-actief en oplossingsgericht. De senior projectassistent vertegenwoordigt de sectie in landelijke en beleidsmatige overleggen en koppelt relevante informatie terug naar het team projectassistenten en waar noodzakelijk ook de sectie. Kennis van de ICT systemen en werkprocessen is van essentieel belang. De senior schakelt moeiteloos tussen de uitvoerende en de senior-rol.
Werkzaamheden:
- Het maken, plannen en organiseren van afspraken en overleggen. Verslaglegging van die overleggen.
- Bewaken voortgang gemaakte afspraken met de managers en projectleiders en signaleren van afwijkingen.
- Het opbouwen en actueel houden van de project-/contractdossiers in filenet.
- Het maken en vastleggen van (opdracht)brieven met hierbij behorende controles op budgetten, inkoopspelregels, juiste administratieve vastlegging. Het monitoren van interne procedures en indien nodig actie ondernemen om de opdracht tijdig te verstrekken.
- Het verwerken en actueel houden van projectgegevens. Het signaleren en melden van knelpunten in relatie tot de planning en uitvoering van projecten/contracten.
- Het opstellen van stuurinformatie voor zowel de programmamanager als projectleider (bijvoorbeeld projectkaart of budgetbewaking).
- In overleg met de managers oppakken van (kleine) afspraken uit de overleggen of voortkomend uit het project.
In je senior-rol wordt naast bovenstaande het volgende van je verwacht:
- Vraagbaak zijn voor collega’s bij bijvoorbeeld nieuwe problemen uit het dagelijkse werk, mentor voor minder ervaren ondersteuners.
- Consequenties van nieuwe werkwijzen kunnen overzien, afstemmen bij uiteenlopende belangen en vervolgens de nieuwe werkwijzen of procedures implementeren.
- Coördineren van de werkverdeling binnen de groep projectassistenten, bewaken en signaleren van kennishiaten.
- Vertegenwoordigen van de sectie in landelijke overleggen over ontwikkeling en invoering van nieuwe werkwijzen, processen of procedures op administratief gebied. Desgevraagd deelnemen in werkgroepen die vragen of problematiek nader uitwerken.
- Rapportages en analyses maken ten behoeve van programma management. Signaleren van afwijkingen en risico’s, mogelijke beheersmaatregelen benoemen.
Nieuwsgierig geworden door deze vacaturetekst, maar wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app dan met Petry Botter, Clusterhoofd, via 06 – 15 57 06 31.