Als managementondersteuner ondersteun jij de programmaleiding en het programmateam van het programma Transformatie Vastgoed voor Defensie van het Rijksvastgoedbedrijf, zodat zij hun volle aandacht kunnen richten op de meer dan 300 uiteenlopende projecten van dit omvangrijke programma. Want door dit programma wordt al het vastgoed van Defensie verbeterd en verduurzaamd. Daar draag je als (senior) managementondersteuner vanuit Den Haag en op woensdagen vanuit Utrecht aan bij. Want in jouw coördinerende en spin- in- het-web rol ontzorg je hen op administratief en secretarieel gebied.

Je werkt samen met het programmateam en met de collega’s van het bedrijfsbureau van de directie Transacties en Projecten, waar je officieel onder valt. Bij het programma vorm jij met de programmasecretaris en programma-assistent het bedrijfsbureau TVvD. Je werkt nauw met hen samen en vervangt hen op onderdelen als dat nodig en mogelijk is. Net als hen creëer jij een netwerk binnen het RVB, want jullie werken over de grenzen van alle directies heen. En daar komt jouw coördinerende rol in beeld. Jij zorgt dat alles binnen het programmabureau op rolletjes loopt. Je weet wat breed in het programma gebeurt, beheer je informatie daarover en ben je het eerste aanspreekpunt voor de programmaleiding en voor de managementondersteuners van andere directies en van het ministerie van Defensie. En ook jouw collega’s kunnen altijd bij je aankloppen. Reken dus op afwisselend en interessant werk.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het agendabeheer. Je plant vergaderingen, maakt afspraken voor de programmaleiding, bijvoorbeeld met andere directeuren en afdelingshoofden van het RVB en Defensie, en houdt rekening met prioriteiten. Je kent de wensen van de programmaleiding: hoeveel voorbereidingstijd ze nodig hebben voor een meeting en of je gesprekken kort na elkaar kunt plannen. En hoe ze naar afspraken buiten de deur reizen. Met die kennis zorg je dat vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn. Ook heb je aan globale aanwijzingen genoeg om correspondentie en telefoongesprekken af te handelen.

Regelmatig notuleer je bij vergaderingen. Je werkt deze notulen uit, maakt dossiers en verzendt die naar de juiste mensen. Gevoelige informatie die daarin voorkomt, is bij jou in vertrouwde handen. Je organiseert ook vergaderingen, zowel fysiek/live als digitaal of hybride. Het kan gaan om een meeting met vijf mensen, maar ook met vijftig. Jij zorgt ervoor dat iedereen op tijd kan inloggen voor deelname. Gaat het om een fysieke bijeenkomst, dan regel je in- of extern een geschikte vergaderzaal met de benodigde faciliteiten en verstuur je de uitnodigingen en eventueel routebeschrijvingen.

Als managementondersteuner weet je ook wat er in het programma speelt. Is er iemand ziek, dan stuur je een bloemetje namens de programmaleiding. En je regelt een leuk cadeautje voor een collega die net vader of moeder is geworden. Voor de medewerkers heb je een vertrouwd luisterend oor. Signaleer je dat iemand het moeilijk heeft of ergens mee zit? Dan breng je dat onder de aandacht van de manager. Eventueel adviseer je om tijd vrij te maken voor een gesprek. Kortom: in deze super gevarieerde job ben je samen met je collega’s een belangrijke schakel tussen het programma, de lijnorganisatie van het RVB, Defensie en alle andere stakeholders in het programma.