Secretaris Bedrijfsvoering

Immigratie- en Naturalisatiedienst

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 12 maanden -> onbepaalde tijd
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.503 - €5.343
  • Niveau HBO bachelor
  • Vakgebied Juridisch, Onderzoek / wetenschap, Personeel en organisatie, Orde / vrede / veiligheid, Documentatie en Informatievoorziening
  • Reageren voor 2 februari Nog 2 dagen
  • Vacaturenummer IND DH/BV/2022/811
  • Plaatsingsdatum 20 januari 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De directie Bedrijfsvoering heeft een vrijgekomen taak voor de functie van Secretaris Bedrijfsvoering (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Vooraf aan de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan er een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd worden aangeboden, voor de duur van één jaar.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een juiste en snelle aansturing tussen de afdelingen en met de directies onderling. Als secretaris Bedrijfsvoering (BV) werk je voornamelijk voor het managementteam (MT) van de directie BV. Deze directie bestaat uit o.a. de afdelingen HR, Financieel en Facilitair. BV is volop in beweging en staat voor de mooie opgave zich te ontwikkelen naar een gezonde en vitale directie, passend bij de dynamiek van de IND.

Wat ga je doen:
"Het leuke aan de functie van secretaris is de veelzijdigheid van onderwerpen en de verbindende rol tussen het management en de uitvoering. Ben je geïnteresseerd in een functie met maatschappelijke relevantie en werk je graag in teamverband om zo het beste resultaat te behalen? Solliciteer dan bij de IND naar de functie van secretaris Bedrijfsvoering!"

Het team van secretarissen zorgt voor inhoudelijke advisering en het juiste proces voor de verschillende onderwerpen die spelen binnen de directie BV en waar de directie IND breed bij betrokken is. Je komt te werken in een dynamische omgeving waarbij je intensief samenwerkt met de andere (directie)secretarissen, met elk een eigen expertise/ afdeling. Zij ondersteunen de directie BV en de afdelingen bij planningen, zoals o.a. het opstellen van het jaarplan, verantwoordelijkheidsrapportages en de planning & control cyclus.

Als secretaris ben je goed op de hoogte van wat er speelt, kan je goed organiseren en overzicht houden. Als 'spin in het web' zorg je voor de verbinding, dit doe je door de MT leden en de directeur voor te bereiden op diverse in- en externe overleggen. Je bereidt samen belangrijke sessies voor zoals managementdagen of op het gebied van communicatie. Op deze manier ondersteun je zowel procesmatig als op inhoud. Je werkt op een invloedrijke plek waar je achter de schermen een belangrijk adviseur voor de directeur en het managementteam bent. Je bent eventueel inzetbaar op deelprojecten of werkgroepen binnen BV, afhankelijk van jouw interesse en expertise.

Belangrijke elementen in je rol zijn:

  • Adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de MT leden bij hun dagelijkse werkzaamheden
  • Zorgen voor de (inhoudelijke) agenda, voorbereiding en voor de beknopte verslaglegging van de (directie)vergaderingen
  • Zelfstandig nota’s opstellen voor besluitvorming op diverse onderwerpen

Wat maakt de functie extra leuk?
De secretarissen vormen samen met het secretariaat en informatiemanagers een team binnen de directie BV. Daar is er veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Je krijgt de ruimte om samen met de andere -secretarissen mede vorm te geven aan de ontwikkeling van de directie Bedrijfsvoering. Evalueren en leren van elkaar is daar een belangrijk onderdeel van.

Je schrijft duidelijk en kan de essentie beknopt weergeven. Je stemt de boodschap door de inhoud en stijl, af op de ontvanger. Ook mondeling kun je je ideeën goed verwoorden. Je houdt overzicht en kan het totale plaatje makkelijk overzien. Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en je weet jouw netwerk op de juiste momenten in te zetten. Samenwerken in een dynamische omgeving waarin jij overzicht en rust weet te bewaren, maakt jou een prettige partner en teamspeler. Je durft kritisch naar je eigen functioneren te kijken en bent leergierig.

Herken jij jezelf hierin?

  • Je hebt aantoonbaar hbo/academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur ervaring in soortgelijke functies
  • Je bent vaardig in het verzamelen, analyseren en tot adviezen verwerken van informatie
  • Je bent in staat om snel inzichten in de interne organisatie en de structuur van de omgeving te hebben
  • Je bent in staat om op verschillende niveaus te schakelen

Competenties:

  • Organisatiesensitiviteit
  • Integriteit
  • Analyseren
  • Netwerken
  • Overtuigingskracht
  • Omgevingsbewust
  • Plannen en organiseren
  • Creativiteit
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Maand­salaris Min €3.503 Max. €5.343 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 12 maanden -> onbepaalde tijd
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.

Om een nog beter (of aanvullend)beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen.Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

We vragen tijdens de sollicitatieprocedure om twee referenties. Contact opnemen met één van de opgegeven referenties kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.

De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen. De managementondersteuners, de secretarissen en de informatiemanagers vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering.

Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Immigratie- en Naturalisatiedienst

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rianne van Beek, Hoofd Staf BV

06-11855213

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Senad Selimspahic, Senior Adviseur Werving en Selectie

06-31109112

Solliciteren?

Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Coördinator Risicomanagement

Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 9 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Medewerker Leveranciersmanagement

Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 9 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Assistent Corporate Communicatie

Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag (Rijnstraat 8)
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 9 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd