Secretaresse team Ondersteuning Onderwijs

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid

  • Stand­plaats Arnhem
  • Uren per week 18
  • Niveau VMBO / MAVO / LBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Onderwijs / opleiding
  • Reageren voor 23 februari Nog 2 dagen
  • Vacaturenummer 231174
  • Plaatsingsdatum 23 november 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Waar ga je werken?
Het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) is hét kennisinstituut voor crisisbeheersing en brandweerzorg dat de veiligheidsregio’s, Ministerie van Justitie en Veiligheid en crisispartners met elkaar verbindt. Klimatologische, digitale, maatschappelijke en internationale ontwikkelingen zorgen voor een snel veranderende wereld. Of het nu gaat om opschalen voor een natuurramp of de opvang van Oekraïense vluchtelingen, het NIPV verbindt de juiste kennis en mensen aan actuele uitdagingen. Dat doen we met een breed pakket aan diensten, zoals onderzoek en opleidingen op het vlak van brandweerzorg en crisisbeheersing, informatievoorziening, ondersteuning van het Veiligheidsberaad en het verzorgen van het juiste, specialistische materieel. Als netwerkregisseur dragen wij zo elke dag bij aan een veiliger en veerkrachtiger Nederland.

We willen dat iedereen zich gezien, gehoord en betrokken voelt bij het NIPV. Dat begint met een inclusieve houding en natuurlijk bijpassend gedrag. Wij beseffen dat het onderhouden van een vitale organisatiecultuur continu aandacht vraagt. In ons huidige cultuurprogramma staan daarom samenwerken, aanspreekbaar, leergierig, en resultaatgericht zijn en aanpassingsvermogen voorop.

Wat ga je doen?
Als team overstijgende secretaresse verzorg je, samen met de secretaresse van de drie teammanagers, alle voorkomende secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende collega’s binnen het COVB. De decanen, projectleiders, beleidsadviseurs en andere professionals uit de teams worden door jou optimaal ondersteunt. Ook stem je zaken af met de secretaresses van de teams binnen het NACB en de managementondersteuner van beide centra.

Kernactiviteiten:
  • plannen en organiseren van (online) afspraken en bijeenkomsten;
  • ondersteunen bij en van (onderwijs)activiteiten;
  • notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen, zowel met interne als externe deelnemers;
  • ontvangen van bezoekers en incidenteel gastheer/-vrouw bij evenementen;
  • verzorgen van uitgaande correspondentie en mailing.

Wie ben jij?
Wij zoeken een enthousiaste, zelfstandige professional die weet van aanpakken. Je bent flexibel en in staat om je werk goed te organiseren, waarbij je steeds het juiste resultaat voor ogen houdt. Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid typeren je werkstijl. Daarnaast ben je klantgericht en vind je teamwork en collegialiteit belangrijk. Je hebt een MBO-4 diploma en enkele jaren aantoonbare secretariële werkervaring. Kennis van gangbare softwarepakketten is een must en ervaring in een onderwijsomgeving is een pré.

Verder beschik je over:
  • een hands on mentaliteit, waarbij je zelf initiatieven neemt en zelf startend bent;
  • het talent om flexibel en behendig in te spelen op wisselende situaties;
  • een goede prioriteitstelling en schakel je tijdig met je collega’s als deadlines niet haalbaar zijn;
  • uitstekende plannings- en organisatievaardigheden voor een effectieve taakuitvoering;
  • een zorgvuldige en gedetailleerde aanpak in al je werkzaamheden;
  • een sterke teamgeest, met een nadruk op samenwerking en goede relaties met collega's.

Wat bieden wij?
  • Een uitdagende functie binnen een stimulerende, collegiale en ondernemende omgeving.
  • Je komt te werken in een karakteristiek monumentaal pand gelegen aan de rand van Arnhem. Midden in het groen, waar je heerlijk in je pauze kan genieten van de omgeving.
  • Dit werk doe je in eerste instantie voor de duur van één jaar. Maar als wij na dat jaar met elkaar verder willen, dan verlengen we graag je contract voor onbepaalde tijd.
  • Je salaris past binnen de cao Rijk. Je functie valt in schaal 7 (min € 2693,69 – max € 3477,56). Het salaris wordt bepaald op basis van ervaring en competenties.
  • Daarnaast ontvang je een flexibel in te zetten individueel keuzebudget (IKB) van 16,37% van je jaarsalaris.
  • Ruime vergoeding woon-werkverkeer à € 0,21 per kilometer en kom je met het openbaar vervoer dan wordt dit voor 100% vergoed.
  • Een laptop en mobiele telefoon in bruikleen.
  • Hybride werken mogelijk.
  • Een bedrijfsrestaurant met een luxe lunch voor een aantrekkelijk bedrag.
  • Alle voordelen van cao Rijk zoals, pensioen via ABP, fietsplan, bijdrage inrichting thuiswerkplek en meer….

We realiseren ons dat we alleen tot mooie resultaten kunnen komen als collega’s plezier hebben in hun werk. Wij vinden we het ook belangrijk dat al onze collega’s een goede werk-privébalans hebben en zich kunnen blijven ontwikkelen. Daarom werken we met flexibele werktijden en is onze werkweek 36 uur. Werken doe je het liefst vanuit kantoor, waar alle actie is, maar je kan zeker ook vanuit huis werken voor de werkzaamheden die om rust en concentratie vragen.

Interesse?
De vacature staat voor onbepaalde tijd open. Wij nemen direct contact met je op als je solliciteert. Wanneer wij de juiste kandidaat hebben gevonden, wordt deze vacature gesloten.

Zijn wij net zo enthousiast als jij?
  • Dan volgt een sollicitatiegesprek met een selectieteam.
  • Bij het tweede gesprek sluit een HR-collega aan om de arbeidsvoorwaarden te bespreken.
  • Zet jij je handtekening daarna onder het voorstel? Dan heten we je van harte welkom bij NIPV.

Sluit jij 2023 af in de wetenschap dat er een leuke en betekenisvolle functie op je wacht in 2024?

Heb je vragen over de vacature? Linda Brouwer, secretaresse teammanagers COVB, helpt je graag verder. Je kunt haar bereiken via 0634047202. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Dan staat Luuk Bindels, recruiter, je graag te woord via [email protected] / 06 41 82 16 39

De door jou verstrekte persoonlijke gegevens worden uitsluitend gebruikt om je sollicitatie te verwerken en kandidaten te selecteren. We bewaren jouw gegevens tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 18
  • Maximaal aantal uren per week 18

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Maaike Welling

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Maaike Welling

Solliciteren?

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Secretaresse

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid
  • Stand­plaats Arnhem
  • Uren per week 32
  • Reageren voor 24 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Trainer/adviseur Risicomanagement

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid
  • Stand­plaats Arnhem
  • Uren per week 32
  • Reageren voor 20 maart
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Trainer/adviseur Leiderschap & Organisatie

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid
  • Stand­plaats Arnhem
  • Uren per week 32
  • Reageren voor 20 maart
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)