• Stand­plaats Tilburg
  • Uren per week 24 - 36
  • Maand­salaris €1.818 - €2.986
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 5 december
  • Vacaturenummer FAC18-14e
  • Plaatsingsdatum 5 december 2018
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Functie­omschrijving

Indien je momenteel in vaste dienst bent, blijf je in vaste dienst. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.

Informatie
Voor het team Secretaresses zijn wij op zoek naar een enthousiaste flex-secretaresse voor 24-36 uur per week met ervaring in ondersteuning op bestuurs-en directie niveau. In deze rol ondersteun je 9 uur per week de burgemeester en bied je 4 uur ondersteuning aan één van de wethouders, de overige uren zijn flexibel inzetbaar op het bestuurs- en directiesecretariaat. Je bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt.

Belangrijkste taken zijn:
  • (complex) agendabeheer;
  • zorgdragen voor de juiste relevante stukken ten behoeve van afspraken en deze in een digitaal systeem (ibabs) plaatsen;
  • mede verantwoordelijk voor de mail afhandeling en voortgangsbewaking van de mail;
  • verzorgen van correspondentie;
  • opstellen agenda, digitaliseren vergaderstukken, notuleren, voortgangsbewaking actiepunten ten behoeve van diverse overleggen;
  • telefoonbehandeling: eerste opvang inkomende telefoongesprekken en het eventueel zelfstandig afhandelen van deze telefoontjes. • Verzorgen planningen: jaarplanningen maken, inplannen vergaderingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • signaalfunctie;
  • je bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt.

Functie-eisen

Werk en denkniveau: MBO
Afgeronde opleiding: MBO secretaresse

Jouw kracht
We vinden het belangrijk dat:
  • Je met een grote mate van zelfstandigheid en proactief kunt werken, zeer accuraat bent en goed kunt omgaan met vertrouwelijke informatie(en daar ook naar handelen).
  • Je toont eigen initiatief.
  • Je oordelend vermogen alsmede je tactisch inzicht goed ontwikkeld zijn. Je hebt sensitiviteit op het gebied van politiek, bestuur en ambtelijk apparaat en handelt daar ook naar.
  • Je bij voorkeur bekend bent met een ambtelijke en bestuurlijke organisatie.
  • Je interesse hebt voor de inhoud.
  • Je zorgt voor een optimale samenwerking met de andere afdelings-, directie- en bestuurssecretaresses zodat bijvoorbeeld overleg tussen directie / afdelingshoofden / Burgemeester & Wethouders vlekkeloos verloopt.
  • Je capabel bent op het gebied van verhoudingen, weerbaarheid en integriteit.
Wat is de basis voor deze functie?
  • Een relevante opleiding en werk/denkniveau MBO+.
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit.
  • Goede kennis van en ervaring met automatisering. Het MS-Office pakket, met name Outlook en Word heeft voor jou geen geheimen. Ook ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken.
  • Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  • Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse op bestuurs- en of directieniveau, bij voorkeur meer (harde eis).
Competenties:
  • Resultaatgericht
  • Samenwerken
  • Flexibel
  • Organisatiesensitiviteit
  • Initiatiefnemer

Arbeids­voorwaarden

  • Maand­salaris Min €1.818 Max. €2.986 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden
  • Minimaal aantal uren per week 24
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (aanloopschaal 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.818,- en maximaal € 2.986,- bruto per maand.
  • Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is maximaal 36 uur. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden. Ben je in vaste dienst dan blijf je in vaste dienst.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaarvervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.
Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld.

Onderzoek werving en selectie
Op dit moment lopen er meerdere onderzoeken om ons wervings- en selectieproces te verbeteren. In dit kader kunt u benaderd worden voor het invullen van een vragenlijst. Deelname is op vrijwillige basis.

Bijzonderheden

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Erica de Bresser, Senior team Secretaresses telefoonnummer 06 25 68 76 70. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: FAC18-14e. Solliciteren kun je door hieronder op ´solliciteer´ te klikken.

Meer over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Gemeente Tilburg

Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Tilburg is met 217.000 inwoners een stad van formaat. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1900 professionals en een jaarbegroting van 985 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Met een duidelijk doel: samen met inwoners en bedrijven zorgen dat mensen in Tilburg gezond en gelukkig kunnen zijn, nu en in de toekomst. Verbindend, daadkrachtig en vernieuwend, dat is typisch Tilburgs.

De afdeling De medewerkers van de afdeling Faciliteiten zorgen voor goede werkruimtes, een passende inrichting, een veilige werkomgeving, telefoon en digitale werkplek. Het gemeentelijke wagenpark, de dienstfietsen en post/repro zijn ook hun verantwoordelijkheid. Wie secretariële ondersteuning nodig heeft krijgt deze van de afdeling Faciliteiten. En (interne) verhuizingen verlopen zo geruisloos mogelijk met de inzet van de medewerkers van deze afdeling. Kortom, voor een aangename en functionele werkomgeving zijn de collega's van Faciliteiten nodig.

Het team Secretaresses bestaat uit ongeveer 55 secretaresses die werkzaam zijn voor de burgemeester en wethouders, directeuren, afdelingshoofden en teammanagers. De secretaresses zitten decentraal dicht bij de managers waarvoor ze werkzaam zijn. Door de secretaresses als team te laten functioneren, wordt flexibiliteit en continuïteit, professionaliteit en efficiëntie van secretaressediensten gerealiseerd. Goed samenwerken en flexibiliteit staan dan ook hoog in het vaandel.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Erica de Bresser

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Erica de Bresser

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Gemeente Tilburg nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior Beleidsmedewerker Sociaal specialisatie Sport en Bewegen

Gemeente Tilburg
  • Stand­plaats Tilburg
  • Uren per week 36
  • Reageren voor 23 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Projectleider ICT

Gemeente Tilburg
  • Stand­plaats Tilburg
  • Uren per week 36
  • Reageren voor 25 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Vakadviseur Schoon

Gemeente Tilburg
  • Stand­plaats Tilburg
  • Uren per week 24-32
  • Reageren voor 3 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden